DPK Kaltim Beri Materi Pengelolaan Arsip Tertutup Kepada DKP Kukar

Arsiparis Ahli Madya DPK Provinsi Kaltim beri materi mengenai pengelolaan arsip tertutup kepada DKP Kukar. Agar kearsipan tingkat kabupaten terutama Kukar dapat dikelola lebih baik.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) memberikan materi kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kutai Kartanegara (DKP).

Dalam magang mengenai pengelolaan arsip tertutup. Dengan materi Penetapan Daftar, Prosedur Akses dan Layanan Izin Pengguna Arsip Statis Bersifat Tertutup pada Lembaga Kearsipan Daerah.

Magang ini dilaksanakan di Ruang Pertemuan Keham Lantai 3 Hotel Selyca Mulya, Samarinda. Pada Kamis, 9 November 2023. Dengan peserta sebanyak 10 orang tenaga arsip dari Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan, DKP Kukar.

Dari DPK Provinsi Kaltim. Arsiparis Ahli Madya DPK Kaltim Risnawati. Memberi materi soal pengelolaan arsip tertutup. Baik secara konsep maupun teknis.  Seperti cara penetapan arsip statis, cara penelusuran akses arsip, kemudian cara pembuatan daftar arsip statis tertutup.

Sebab saat ini belum semua lembaga kearsipan di Kaltim paham dan melaksanakan pengelolaan arsip tertutup. Namun aturan ini sudah tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia Nomor 26 tahun 2016.

Arsip tertutup yang dimaksud yakni arsip yang tidak semua orang bisa mengakses. Karena sifatnya rahasia dan arsip negara harus dijaga oleh negara melalui lembaga kearsipan.

Arsiparis Ahli Madya DPK Kaltim Risnawati memberikan banyak materi. Di antaranya mengenai kode unik yang akan digunakan dalam penataan arsip.

“Di sini fungsi dari kode unik, dan hanya petugas di Depo saja yang paham. Kode unik ini sebenarnya menunjukkan posisi arsip, arsip apa, karena arsip statis tidak boleh langsung disebutkan misal arsip BPKAD posisinya ujung rak ini, tidak boleh nanti dia punya kode unik,” jelas Risnawati.

Dari agenda ini, diharapkan DKP Kukar mampu meningkatkan pengelolaan arsipnya. Terutama soal arsip tertutup agar tidak salah dalam penataan dan pengambilan keputusannya. Karena punya sanksi berat untuk penyalahgunaan itu. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM