Inventarisir dan Pemusnahan Arsip di Paser Mengacu JRA Substantif dan Fasilitatif

Dalam penghacuran arsip tim Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Kabupaten Paser mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tentang pedoman pemusnahan arsip.

Pasal 5 disebutkan pemusnahan arsip terdapat beberapa tahapan. Dimulai pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian oleh panitia penilai, permintaan persetujuan dan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip.

“Kemudian penetapan arsip yang dimusnahkan dan pelaksanaan pemusnahaan arsip,” kata Sub Koordinator Seksi Akuisi, Deposit dan Arsiparis DKP Kabupaten Paser, Marwan Natsir, Rabu 1 November 2023.

Namun sebelum mendapatkan persetujuan dari ANRI untuk dimusnahkan, DKP Paser lebih dulu menginventarisasi data-data untuk penyusutan arsip. Dikatakan Marwan pelaksanaan itu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

“Kami menggunakan dua JRA yaitu subtantif dan fasilitatif,” sebutnya.

Landasan hukumnya yakni Peraturan Bupati (Perbup) Paser Nomor 61 tahun 2017 tentang JRA subtantif di lingkungan Pemkab Paser, dan Perbup Nomor 22 tahun 2018 tentang JRA fasilitatif Pemkab Paser. Di mana dua aturan itu yang dijadikan acuan.

“Dari dua dasar itu kita bisa mengusulkan untuk nantinya dilakukan penyusutan, pemusnahan atau belum,” sambungnya.

Diketahui, dalam dua JRA itu tercatat kurun waktu arsip untuk dapat dimusnahkan nantinya. Misal, isi ringkasan mengenai database sosial ekonomi Kabupaten Paser maksimal di bawah 2014.

“Jika arsip yang ada di atas 2014 maka belum bisa dimusnahkan.  Kami juga menandai arsip yang mana bisa dilakukan penyusutan, musnah dan dikembalikan kalau belum sesuai dengan kurun waktunya,” tutup dia. (pas/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM