Mengenal Arsip Dinamis, Lebih Efisien dan Efektif

Dalam dunia kearsipan, ada dunia jenis yang namanya arsip. Yaitu Arsip dinamis dan arsip statis. Keduanya memiliki definisi dan fungsinya yang berbeda. Dalam artikel ini, mari kita mengetahui metode Arsip dinamis.

Secara definisi Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Dilansir dari laman resmi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pengelolaan arsip dinamis meliputi 3 jenis. Pertama, adalah Arsip vital. Secara definisi Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Lalu kedua, ada Arsip aktif. Yang merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

Dan ketiga, adalah Arsip inaktif. Yaitu merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat 4 variabel berikut ini.

1. Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2. Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
3. Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.

Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional. Yang saat ini tengah dijencarkan. Melalui Aplikasi Srikandi. Yaitu, Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. (adv)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM