Meski Beralih Digital, Arsip Fisik Tetap Harus Diselamatkan

Meski sistem pengelolaan kearsipan akan beralih ke digital. Bappeda Kutim tetap harus selamatkan arsip fisik. Terutama bagi arsip-arsip yang berharga.

Seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Baik yang berada di lingkungan pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Hingga pemerintahan di 10 kabupaten/kota di Kaltim. Akan segera menerapkan sistem kearsipan digital dengan aplikasi Srikandi.

Namun, ketika aplikasi Srikandi diperkenalkan. Masih banyak OPD yang belum membenahi atau melakukan pengelolaan terhadap kearsipan fisik yang secara konvensional. Padahal itu masih tidak boleh dilupakan.

Seperti kearsipan di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kabuten Kutai Timur (Kutim). Yang masuk dalam 5 OPD terdepan pelaksanaan kearsipan digital aplikasi Srikandi sebagai percontohan dari OPD lain.

Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim menjelaskan kalau kearsipan fisik konvensional masih perlu mendapatkan perhatian dari kepala daerah.

“Dalam hal untuk melakukan tindak lanjut pembenahan penataan arsipnya apakah dilakukan oleh internal, lembaga pemilik arsip bekerja yang sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan atau mereka bisa menyewa pihak ketiga untuk melakukan pelaksanaannya,” jelasnya belum lama ini.

“Dalam hal ini, itu adalah arsip konvensional masa lalu, harus dimulai dari manualnya dulu, konvensionalnya dulu baru untuk ditindaklanjuti ke digital arsip,” tambahnya.

Dewi bilang bagi fisik arsip yang mengalami lembab hingga mengalami kerusakan. Perlu segera dilaporkan kan perlu segera ambil langkah-langkah penyelamatan arsip. Karena arsip itu harus dijaga dan tidak boleh musnah tanpa melalui metode dan alur pemusnahan.

“Karena arsip semenjak berdirinya Bappeda Kutim itu katanya sudah berusia 25 tahun ya, nah itu ada beberapa arsip yang mengalami lembab dan beberapa mengalami kerusakan itu harus segera dilaporkan atau segera ditindaklanjuti untuk mengambil langkah langkah dalam rangka penyelamatan arsip,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM