Pihak Ketiga Boleh Kelola Arsip Pemerintahan, Asal Punya Sertifikasi Nasional

Banyak OPD di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim cukup kesulitan dalam pengelolaan kearsipan. Sebab kekurangan tenaga arsiparis. Pihak ketiga boleh saja ikut membantu, asal punya sertifikasi secara nasional.

Belakangan, penerapan kearsipan di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim masih cukup rendah. Tercatat dari 37 Organisasi Perangkat Daerah, baru 5% di antaranya yang sudah menerapkan kearsipan dengan baik.

Sementara sisanya yang masih banyak, alami berbagai kendala. Satu kendala utamanya, yakni tidak adanya yang mengisi jabatan fungsional arsiparis. Sebagai seorang yang memang ahli mengelola kearsipan secara teknis sesuai aturan.

Sebab di lingkungan pemerintahan, pengelolaan arsip tidak bisa sembarangan. Karena berkaitan dengan dokumen penting negara yang wajib dijaga dan dikelola dengan cara-cara tertentu. Seperti melakukan penilaian, penyerahan, hingga pemusnahan.

Tenaga arsiparis sendiri cukup sulit difapatkan. Sebab saat ini peminat bidang kearsipan cukup minim. Ditambah junlah program pendidikan kearsipan juga masih sedikit. Bahkan di Kaltim belum ada. Padahal lapangan kerjanya terbuka sangat luas.

Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim menyebut OPD boleh meminta pihak ketiga untuk melakukan pengelolaan kearsipannya. Sehingga arsip tidak terasa sebagai beban.

“Pihak ketiga boleh. Otomatis pihak ketiga yang dipercaya memiliki pengalaman dalam hal pengelolaan arsip,” jelasnya belum lama ini.

Namun kata Dewi, dalam memilih pihak ketiga untuk mengelola arsip juga tidka boleh sembarangan. Sebab untuk pelanggaran terhadap kearsipan milik negara punya sanksi yang cukup berat. Sehingga harus dibuktikan terlebih dahulu bagaimana kredibilitas pihak ketiga itu.

“Harus memiliki sertifikasi yang diakui oleh kearsipan nasional republik Indonesia (ANRI). Ada standardisasi secara nasional,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM