Sebelum Diperiksa, Setiap OPD di Kaltim Perlu Persiapkan Audit Kearsipan Internal

Pemeriksaan atau audit kearsipan biasa dilakukan sewaktu-waktu. Sebelum itu, setiap OPD di Kaltim perlu mempersiapkan dan melakukan audit kearsipan internal terlebih dahulu.

Bidang kearsipan menjadi satu hal yang wajib diperhatikan oleh setiap instansi/lembaga juga Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dalam melaksanakan tugas pemerintahan. Dan sebagai bentuk pertanggungjawaban telah menggunakan anggaran negara.

Karena sifatnya sangat penting. Dalam penataan dan pengelolaan arsip harus dilakukan dengan cara-cara tertentu. Tidak bisa sembarangan. Terutama keputusan untuk tetap menyimpan atau memusnahkan arsip.

Sistem atau tata cara pengelolaan arsip sendiri sudah diatur secara resmi dalam Undang-Undang. Baik secara konsep maupun teknis. Misalnya saja kapan ketika arsip sebagai aktif atau menjadi inaktif. Arsip masuk kategori statis atau usul musnah. Dan lainnya.

Sistem pengelolaan dan penataan arsip atau upaya tertib arsip ini yidak bisa dipandang remeh. Soalnya sewaktu-waktu bisa saja diperiksa atau diaudit. Baik oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) maupun tingkat nasional. Di Kaltim dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim.

Pelaksanaan audit tersebut mengacu pada beberapa dasar hukum kearsipan. Tujuannya untuk memastikan bahwa OPD menjalankan standar baku kearsipan yang ada. Hal ini termasuk penting dilaksanakan sebagai pengawasan. Dalam rangka menertibkan arsip yang ada di OPD di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim.

Hasil audit tersebut akan menjadi semuah laporan. Dan nantinya akan digunakan untuk penilaian Reformasi dan Birokrasi terhadap indeks kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.

Asrisparis Ahli Muda Dewi Susanti mendorong setiap OPD. Bahwa sebelum menjadi target pemeriksaan tim audit kearsipan. Perlu untuk menerapkan audit secara internal.

“Mempersiapkan dan melaksanakan audit kearsipan internal. Sebelum orang mengaudit anda. Anda itu sudah menyiapkan tameng,” jelas Dewi Jumat 10 November 2023.

Banyak hal yang bisa dilakukan dalam rangka melaksanakan audit internal. Yakni dimulai dengan melakukan tertib arsip dengan penataan dan pengelolaan arsip dengan baik. Dimulai dengan pengadaan infrastruktur kearsipan berupa record center atau ruang kearsipan di setiap OPD. Bisa menggunakan lemari filling cabinet untuk memulai.

“Menyiapkan semua kebutuhan pengawasan arsip internal. Siapkan filling cabinet 10 laci di Tata Usaha.”

“Kalau bidang bisa pakai filling cabinet satu lemari. Dibagi sesuai program kegiatan,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM