Sebelum Masuk Record Center, Setda Kaltim Pentingkan Daftar Arsip

Setda Provinsi Kaltim menitikberatkan pengelolaan kearsipan pada daftar arsip. Itu berlaku bagi setiap biro yang akan memasukkan arsipnya ke record center Setda Kaltim. Daftar arsip itu untuk mempermudah penyusunan arsip.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) mendorong setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas lembaga, badan, hingga dinas di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim. Untuk memiliki record center kearsipan.

Untuk mengelola arsip inaktif dari unit kerja. Sebelum kemudian diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) setempat. Dalam hal ini DPK Kaltim. Setelah memasuki jadwal retensi yang sesuai. Yakni sekitar 7 hingga 10 tahun lebih.

Namun kepemilikan record center di pemerintahan Provinsi Kaltim sendiri belum merata. Hingga saat ini lum semua OPD memiliki record center. Beberapa ada yang memiliki dan sudah terkelola dengan baik. Sementara sebagian lagi masih belum

Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim termasuk yang telah memiliki record center kearsipan. Namun tidak memiliki tenaga pengelonya alias arsiparis. Sehingga pengelolaan kearsipan di sana cukup terkendala.

Namun, Setda melalui Biro Umum selalu berupaya untuk tetap menjaga arsip agar tidak berantakan. Seperti dengan menekankan pentingnya daftar arsip sebelum arsip berpindah tangan.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi menjelaskan pihaknya mengelola record center secara alami. Sebab belum memiliki arsiparis.

“Kalau ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, itu harus ada daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” jelas Heldi belum lama ini.

Heldi bilang, pihaknya hanya mencontoh penerapan arsip dari DPK Kaltim selaku leading center penerapan pengelolaan dna penataan kearsipan. Karena Setda Kaltim termasuk OPD yang masuk dalam binaan. Ditambah DPK Kaltim mrmang sudah baik dalam pengelolaan kearsipannya.

Heldi menjelaskan, kalau setelah pihaknya menerima daftar arsip. Kemudian dilakukan pemilahan. Berdasarkan tahun. Berdasarkan bulan. Berdasatkan nomor surat dan bironya. Kemudian disusun sedemikian rupa

“Supaya mempermudah kita mencari. Ya alami aja lah,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM