Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Setelah dalam rentang waktu tertentu dan berdasarkan beberapa ketentuan. Setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Wajib menyerahkan dokumen pemerintahan yang telah menjadi arsip.

Arsip itu harus diserahkan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim sebagai OPD pengelolaan kearsipan di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim. Baik dalam penyimpanan juga pemusnahan.

Upaya itu selain jalankan amanat undang-undang. Juga sebagai bentuk tertib pengelolaan arsip. Penyelamatan dan pelestarian arsip yang masih memiliki nilai penting meski nilai gunanya menurun.

Seperti pada awal November ini, DPK Kaltim akhirnya menerima sebanyak 187 arsip statis dari Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Kaltim. Yakni arsip pada tahun 2004 hingga 2015.

Arsip yang telah berusia 10 tahun lebih itu akhirnya diserahkan pada tahun 2023 ini. Sebab setelah melalui proses panjang. Yakni penilaian arsipnya yang menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JAR) telah dilakukan sejak 2020 lalu.

Arsip Susulan

Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim, Ana Palyantisari menjelaskan kalau penyerahan arsip statis ini merupakan sisa dari sejumlah arsip yang telah dimusnahkan pada tahun 2022 silam.

“Kemudian dari hasil penilaian (tahun 2020) tadi, di samping arsip yang dimusnahkan kemudian ada arsip statis. Yakni arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan,” jelas Ana pada Senin, 6 November 2023.

“Arsip statis itu arsip yang dipermanenkan dan memiliki nilai guna kesejarahan oleh karena itu wajib diserahkan ke lembaga Kearsipan Provinsi Kaltim yakni DPK Kaltim,” tambahnya.

Ana bilang, tim yang bekerja menilai arsip itu merupakan hasil kolaborasi dari DPK Kaltim dan Bappeda Kaltim. Proses pemusnahan dan penyerahannya harus tertunda karena sempat terjadi pandemi Covid-19. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Sempat Terhalang Covid-19, Arsip Statis Bappeda Kaltim Sampai Juga ke Depo Arsip pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) rutin melakukan penerimaan arsip. Terutama arsip statis yang  meski nilai gunanya menurun namun memiliki nilai informasi yang masih perlu disimpan.

Arsip-arsip itu berasal dari seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan provinsi Kaltim. Merupakan dokumen pemerintahan yang amat penting. Dalam jangka waktu tertentu memang perlu diserahkan ke DPK Kaltim.

Seperti pada hari ini, DPK Kaltim menerima arsip statis dari Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Kaltim.  Sebanyak 187 arsip statis yang kemudian disimpan di Depo Arsip.

Penyerahannya dilakukan pada hari ini, Senin, 6 November 2023. Secara langsung, bertempat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim yang berada di Jalan Bung Tomo Samarinda Seberang.

Sejumlah 187 arsip statis itu terdiri atas 4 box arsip. Yang diserahkan secara simbolis oleh Kasubbag Umum Bappeda Kaltim, Achmad Risa. Kepada Pelaksanaa Harian (Plh) Kepala DPK Kaltim, Taufik.

Taufik mencatat bahwa arsip statis yang diserahkan oleh Bappeda merupakan arsip pada rentang tahun 2004 hingga 2015. Sehingga secara usia memang perlu diserahkan.

“Berarti kan sudah 10-11 tahun kan usianya arsip ini. Nah kita perlu melakukan serah terima arsip statis itu dalam rangka menjamin pelestarian dan menjaga arsip itu tidak musnah,” jelas Taufik usai agenda.

Kemudian kata Taufik, penyerahan arsip ini merupakan amanat dari Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009. Sehingga dalam ketentuan tertentu arsip akan diserahkan ke DPK selaku pengelolaan.

“Kalau arsip itu terus ditempatkan di OPD, tentu saja daya tampung gudang arsip mereka juga terbatas,” tambahnya.

Taufik juga ikut mengapresiasi langkah Bappeda ini. Sebab merupakan bagian dari upaya tertib arsip di lingkungan OPD di Kaltim. Setelah dilakukan proses verifikasi panjang oleh tim khusus. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel DPK Kaltim Terima 187 Arsip Statis dari Bappeda Kaltim pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.