Kasubag Umum dan Kepegawaian Disdukcapil Samarinda, Darush Maya Diane mengungkapkan bahwa dinasnya belum memiliki arsiparis tersendiri dalam mengelola arsip-arsip statis.

“Ternyata pas kami telaah lebih dalam arsiparis ini bukan sembarangan. Bukan seorang pergawai yang bisa dijadikan arsiparis. Kalau berbicara seorang yang mempunyai jabatan sebagai arsiparis itu gak punya sebenarnya,” ungkapnya, Jumat 24 November 2023.

Meskipun belum memiliki tenaga arsiparis sendiri. Namun, Disdukcapil rutin berkoordinasi dengan Badan Kearsipan DPK Kaltim. Untuk memantau dan mengajarkan pengelolaan arsip yang baik.

“Kalau masalah arsiparis ini kami ada menjalin kerja sama dengan Dinas Kearsipan,” kata Maya.

Sementara itu, Maya menjelaskan dalam pengelolaan arsip di Disdukcapil Samarinda. Pihaknya telah membuat organisasi kearsipan untuk mengkoordinir pegawai-pegawai yang ditunjuk untuk mengelola kearsipan di bidang-bidangnya.

“Kalau kami bingung, kami hubungi Dinas Kearsipan dan mereka berkunjung ke kita untuk membina arsiparisnya datang. Karena mereka lebih paham,” ujarnya

“Jadi arsiparisnya itu bukan arsiparis Capil tapi arsiparis Dinas Kearsipan. Dan mereka ada kunjungan rutin ke sini,” sambungnya.

Selain DISDukcapil Samarinda. DPK Kaltim juga rutin memberikan bimbingan teknis kearsipan kepada OPD lain di kota/kabupaten dan provinsi yang ada di Kaltim. Terlebih, pemberian bimtek kepada OPD terkait yang memiliki arsip statis.

“Dukcapil ini agak terkhusus sendiri karena hanya memiliki arsip statis sendiri. Di luar dari dinas-dinas lain,” pungkasnya. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Meski Belum Memiliki Arsiparis, Disdukcapil Samarinda Rutin Koordinasi dengan DPK Kaltim pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Digitalisasi arsip merupakan upaya penting yang harus dilakukan oleh instansi pemerintahan. Disdukcapil Samarinda merupakan salah satu instansi pemerintahan yang telah melakukan digitalisasi arsip. Namun, instansi ini masih terkendala oleh keterbatasan tenaga dalam memproses berkas menjadi digital.

Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Samarinda, Darush Maya Diane mengungkapkan. Pihaknya menerima 23 ribu akta kelahiran dan 15 ribu akta kematian per tahunnya. Belum termasuk, akta perceraian dan arsip penting lainnya.

“Kalau dibilang kurang tenaga pasti. Dalam tiga tahun ini baru bisa 40 ribu arsip yang bisa kami scan. Jadi terus dijalankan,” ungkapnya, Jumat 24 November 2023.

Dalam proses penginputan arsip Disdukcapil ke dalam aplikasi SIMARSIP, terbilang unik. Di mana, berkas fisik yang disimpan di dalam map-map biru tersebut di-scan menjadi pdf. Kemudian, di-upload ke aplikasi SIMARSIP.

Lebih lanjut, Maya mengatakan arsip-arsip yang didigitalisasi oleh Disdukcapil Samarinda antara lain akta kelahiran, akta kematian, akta pernikahan, dan dokumen penting lainnya.

“Arsip ini kan terus bertambah, kalau kita simpan manual nanti akan semakin menumpuk dan sulit untuk diakses,” katanya.

Selain itu, digitalisasi arsip juga dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

“Dengan digitalisasi ini, masyarakat bisa mengajukan permohonan layanan kependudukan secara online. Jadi tidak perlu datang ke kantor Disdukcapil,” ujarnya.

Dengan penerapan digitalisasi arsip ini. Dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Disdukcapil Samarinda Kejar Target Digitalisasi Arsip, Masih Kurang Tenaga pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Digitalisasi arsip merupakan upaya penting untuk menjaga keamanan dan keaslian arsip. Selain itu, juga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.

Saat ini, Disdukcapil Samarinda telah menerapkan pengelolaan arsip digital tersebut. Dengan menggunakan aplikasi bernama SIMARSIP yang dibuat oleh Disdukcapil Samarinda.

Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Samarinda, Darush Maya Diane mengungkapkan penerapan aplikasi SIMARSIP ini telah dilakukan sejak 2020 lalu.

“Berkas-berkas fisik yang ada itu kami scan. Habis di-scan, berubah jadi pdf nah setelah jadi pdf kami simpan ke server,” ungkapnya, Jumat 24 November 2023.

Lebih lanjut, Maya mengatakan dengan penerapan aplikasi SIM arsip ini, mengatasi masalah tumpukan arsip dan kerusakan arsip yang terus bertambah setiap tahunnya.

“Jadi misalkan arsip fisik kami terkena jamu, banjir dan ratap. Kami sudah punya digitalnya,” bebernya.

Selain itu, dengan digitalisasi arsip-arsip tersebut dapat disimpan dengan lebih aman dan efisien. Arsip-arsip tersebut juga dapat diakses lebih mudah oleh petugas maupun masyarakat.

“Dengan digitalisasi ini, arsip-arsip kami bisa terjamin keamanannya dan bisa diakses kapan saja dan di mana saja,” katanya.

Sementara itu, Maya mengatakan digitalisasi arsip ini juga dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

“Dengan digitalisasi ini, masyarakat bisa mengajukan permohonan layanan kependudukan secara online. Jadi tidak perlu datang ke kantor Dukcapil,” ujarnya.

Adapun berkas arsip yang di simpan dalam SIMARSIP Disdukcapil Samarinda antara lain akta kelahiran, akta kematian, akta pernikahan, dan dokumen penting lainnya.

“Jadi berkas itu sekarang terbagi dua yakni ada fisik tetap kami simpan dan versi digital juga ada kami simpan jadi aman didalam server,” tuturnya.

Terutama, dokumen-dokumen arsip yang pada 2022 dan 2023, telah disimpan secara manual dan digital berbentuk pdf.

“Jadi berkas itu yang masuk terus dan terkonek dengan kami. Pdf itu yang kita ambil, jika ada yang perlu data,” katanya.

“Untuk arsip 2018 hingga 2011 ke atas itu masih dalam proses,” sambungnya.

Lebih lanjut, Maya mengatakan untuk mengefisienskan pengelolaan digitalisasi arsip ini. Disdukcapil telah membuat tim-tim khusus pengelolaan arsip secara digital.

“Kami buat tim kami buat percepatan mendigitalkan arsip tersebut,” pungkasnya. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Disdukcapil Samarinda Digitalisasi Arsip dengan SIMARSIP, Akses Lebih Mudah dan Aman pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Jumlah kelahiran dan kematian masyarakat Samarinda setiap tahunnya terus bertambah. Disdukcapil Samarinda mencatat setiap tahun, pihaknya mampu menyimpan puluhan ribu arsip di dinasnya.

Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Samarinda, Darush Maya Diane mengungkapkan bahwa Dukcapil Samarinda menyimpan ribuan arsip statis yang tidak bisa dimusnahkan setiap tahunnya.

“Bahkan kami pernah mengalami robohnya rak arsip saking banyaknya. Maka Disdukcapil berpikir gimana mengamankan itu, karena dia menumpuk terus,” ungkapnya, Jumat 24 November 2023.

Untuk mengatasi masalah tersebut. Maya mengatakan pihaknya telah melakukan berbagai upaya untuk konservasi arsip, salah satunya dengan menggunakan pengelolaan arsip digital. Aplikasi ini digunakan untuk mendigitalisasi arsip-arsip penting, seperti akta kelahiran, akta pernikahan, dan akta kematian.

“Jadi berkas-berkas yang ada itu kami scan. Abis di-scan itu berubah jadi pdf nah setelah jadi pdf kami simpan ke server khusus,” ujarnya.

Sementara itu, Maya mengatakan setiap tahunnya Dukcapil Samarinda berhasil menyimpan 23 ribu akta kelahiran. Sedangkan, untuk akta kematian menembus 15 ribu per tahunnya.

“Belum akte perceraian dan arsip penting lainnya,” tuturnya.

Dengan adanya digitalisasi arsip ini. Maya berharap arsip-arsip penting di Dukcapil Samarinda dapat terus terjaga dengan baik dan mencegah terjadinya kerusakan arsip.

“Tahun 2020 kemren, kami membuat aplikasi SIM arsip. Aplikasi SIM arsip ini sangat membantu kami untuk konservasi arsip,” pungkasnya. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Disdukcapil Samarinda Arsipkan 23 Ribu Akta Kelahiran Setiap Tahunnya pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Upaya yang dilakukan oleh Disdukcapil Samarinda untuk melestarikan arsip Netherland ini patut diapresiasi. Arsip Natherland ini merupakan arsip yang dimiliki oleh Ddukcapil Samarinda sejak tahun 1936 an. Arsip-arsip bersejarah ini terdiri dari arsip kelahiran dan arsip kematian.

Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Samarinda, Darush Maya Diane mengungkapkan bahwa mereka tak hanya menyimpan arsip terbaru saja. Namun, mereka juga turut melestarikan arsip-arsip bersejarah lainnya.

“Mulai tahun 1936 atau 1937-an ada di sini. Arsip tersebut namanya arsip Netherland,” ungkapnya, Jumat 24 November 2023.

Lebih lanjut, Maya mengatakan arsip nederland ini merupakan arsip tertua yang dimiliki oleh Disdukcapil Samarinda dan bernilai historis tinggi.

“Arsip-arsip ini sudah masuk kategori barang berharga. Karena sudah masuk dalam kekayaan negara menjadi arsip nasional. Jadi arsip tersebut yang kami utamakan untuk disimpan paling aman,” ujarnya.

Sementara itu, Maya mengatakan arsip-arsip yang masuk dalam kategori arsip Netherland ini. Dominan merupakan arsip akta kelahiran.

“Ada juga akta kematian. Cuma di tahun itu jarang orang ngurus akta kematian,” tuturnya.

Harapannya arsip-arsip Netherland ini dapat terus dilestarikan dan dapat terus dimanfaatkan untuk kepentingan masyarakat. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Disdukcapil Samarinda Lestarikan Arsip Netherland Sejak 1930-an pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Arsip statis Disdukcapil Samarinda memiliki nilai historis yang tinggi. Seperti akta kelahiran, akta kematian dan lainnya. Arsip arsip statis ini, dapat digunakan sebagai aset penting yang menyangkut aspem kehidupan masyarakat Kota Samarinda.

Pemeliharaan dan pelestarian arsip statis Disdukcapil Samarinda merupakan hal yang penting. Hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan dan keaslian arsip tersebut.

Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Samarinda, Darush Maya Diane mengungkapkan bahwa Disdukcapil Kota Samarinda terkait arsipnya dominan berjenis arsip statis yang tidak bisa dimusnahkan.

“Arsip terbagi menjadi dua, kalau khusus Disdukcapil ini, OPD nya berbeda dibanding OPD lainnya karena dia rata-rata arsip statis. Arsip yang gak bisa di musnahkan selama lamanya,” ungkapnya, Jumat 24 November 2023.

Lebih lanjut, Maya mengatakan pengelolaan arsip statis ini masih terbilang manual. Karena itu, penyimpanan arsip ini tak bisa sembarangan. Hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan dan keaslian dokumen tersebut.

“Arsip statis ini berupa akta, akta ini biasanya kami simpan dalam jilid buku, jadi kalau mereka yang bawa pulang itu kutipan. Jika mereka kehilangan aktanya akan kami buatkan kutipan kedua atas dasar akta yang kami simpan,” kata Maya.

Karena itu, arsip statis ini dinilai memiliki nilai penting. Baik bagi individu maupun pemerintah. Untuk individu, arsip ini bisa digunakan sebagai bukti identitas dan status hukum. Sedangkan untuk pemerintah, arsip ini bisa digunakan sebagai data kependudukan dan catatan sipil.

“Arsip ini sangat penting karena menyangkut data kependudukan dan catatan sipil. Oleh karena itu, kami menjaganya dengan baik,” pungkasnya. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Disdukcapil Samarinda hanya Miliki Arsip Statis yang Tak Bisa Dimusnahkan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.