Digitalisasi arsip dinilai dapat memudahkan pengelolaan arsip dan meminimalisir risiko kehilangan arsip.

Namun, keputusan DPMPD Kaltim untuk belum medigitalisasi dokumen keuangan bukan tanpa alasan. Dokumen keuangan merupakan dokumen yang sangat sensitif dan berisiko tinggi jika terjadi penyelewengan dana.

Dengan menyimpan dokumen keuangan dalam bentuk fisik, pengawasan terhadap dokumen keuangan dapat dilakukan secara lebih ketat. Hal ini dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan anggaran.

Sekretaris Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (DPMPD) Kaltim, Eka Kurniawati mengungkapkan bahwa digitalisasi arsip keuangan belum bisa dilakukan karena membutuhkan tanda tangan basah.

“Untuk keuangan gak bisa pake srikandi karena perlu tinta basah. Karena ini kan anggaran dan ada surat perintah perjalanan dinas,” ungkapnya, Jumat 1 Desember 2023.

Lebih lanjut, Eka mengatakan bahwa penggunaan tinta basah ini bertujuan untuk mencegah penyalahgunaan anggaran di DPMPD Kaltim.

“Kalau pake digital kan orang bisa salah gunakan cair terus. Jadi ada yang boleh ada yang tidak,” katanya.

Selain arsip keuangan, arsip surat menyurat juga disimpan di sini. Eka mengatakan, arsip keuangan baru bisa dimusnahkan setelah berusia 10 tahun.

“Dalam arsip juga ada yang gak boleh di hanguskan, khususnya keunangan. Nah di era digital ini sudsh mulai di pangkas. Tapi gak bisa juga untuk keungan karena dia perlu tinta basah,” pungkasnya. (dmy/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Digitalisasi Arsip di DPMPD Kaltim, Tak Berlaku untuk Dokumen Keuangan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.