Setiap Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) diwajibkan melakukan pengelolaan kearsipan. Sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap keuangan yang sewaktu-waktu akan diperiksa.

Pengelolaan kearsipan yang baik bisa dimulai dengan penyediaan sarana dan prasarana kearsipan. Seperti adanya record center kearsipan, beserta rak arsip dan filling cabinet atau lemari penyimpanan arsip.

Namun di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim, belum semua OPD telah menerapkan pengelolaan kearsipan yang baik dan sesuai aturan yang berlaku. Masih banyak kendala yang dialami.

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim kini tengah bersiap menuju tertib pengelolaan dan penataan kearsipan di internalnya. Karena selama ini kearsipan belum berjalan di sana.

Kepala Sub Bagian Umum BPBD Fahrijal mengaku kini telah mempersiapkan sarana dan prasarana berupa record center. Rencananya tahun depan akan difungsikan.

“Jadi kami masih mempersiapkan sarana dan prasarananya di bawah. Sebetulnya sudah siap, tinggal tempat arsip dan lainya sebagainya,” jelas Fahrijal belum lama ini.

Fahrijal bilang selama ini setiap bidang melakukan pengarsipan dengan sendiri. Sebab belum ada tenaga arsiparis. Termasuk jadi kendala utama dalam pengelolaan kearsipan di BPBD.

Meski begitu, Fahrijal menyebut pihaknya akan tetap berupaya menerapkan tertib arsip. sembari menunggu adanya tenaga arsiparis yang khusus mengelola kearsipan di BPBD. Yakni melalui bagian sekretariat.

“Tempatnya sudah ada tinggal kita mengatur rak-raknya, filling kabinetnya, insyaallah di tahun 2024 kita sudah bisa jalankan,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Persiapan Pengelolaan Kearsipan, BPBD Kaltim Sediakan Sarana Prasarana pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Bahwa setiap satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.

Terutama arsip yang  tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara. Sebagai sebuah bentuk dari pertanggungjawaban atas kegiatan yang sudah didanai itu.

Termasuk OPD di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Yang terdiri atas 37 OPD. Nah mereka penyerahannya dilakukan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim. Sebagai OPD pengelolaan arsip.

Meski begitu kata Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim, Ana Palyantisari. Bahwa sebelum melakukan penyerahan. Masing-masing OPD wajib melakukan penataan dan pengelolaan arsip terlebih dahulu.

“Untuk arsip yang mau diserahkan itu kan hasil penataan dulu,” terang Ana pada Senin, 6 November 2023.

Banyak OPD Belum Tata Arsipnya

Meski begitu Ana bilang dari 37 OPD di Pemerintahan Provinsi Kaltim, realisasinya masih rendah. Sekitar baru 5 persen dari 37 OPD itu yang telah melakukan penataan arsip di tingkat OPD.

“Tidak semuanya yang sudah melaksanakan penyerahan arsip statisnya. Karena mereka melaksanakan kegiatan penataan arsipnya saja belum melaksanakan bagaimana mau menyerahkan,” kata Ana.

Ana menjelaskan kalau pengelolaan itu dimulai dari ketika arsip masih berstatus aktif di unit kerja. Kemudian setelah masa aktifnya habis dipindahkan ke record center, menjadi arsip inaktif.

“Untuk dipindah ke record center nah itu untuk semua opd belum melaksanakannya,” tambah Ana.

Menurut Ana, pengelolaan arsip di masing-masing OPD sangat diperlukan. Sebab akan mempermudah pendataan dan penilaian arsip. Untuk kemudian dinilai menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JAR). (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Baru 5 Persen dari 37 OPD Pemprov Kaltim yang Sudah Lakukan Penataan Arsip pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.