Banyak yang baru mengenal ataupun sudah belajar tentang arsip dan kearsipan tetapi akan lebih baik apabila juga tau pengertian dan perbedaan kearsipan.

Secara umum, arsip merupakan catatan yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf ataupun dalam bentuk suara (rekaman), angka maupun gambar.

Arsip memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, disket), salinan/photocopy dan lain sebagainya.

Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Nah setelah memahami mengenai arsip, kini beralih tentang pemahaman mengenai kearsipan. Kearsipan adalah suatu proses atau pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nlai kegunaan mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu.

Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. (rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Yuk Kenali Perbedaan Arsip dan Kearsipan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.