Menurut Lurah Kelurahan Petung, Achmad Fitriady, sistem perawatan terkait arsip-arsip masih terbatas. Pemerintah kelurahan masih dalam tahap proses pembelajaran untuk menerapkan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi).

“Arsip terlama itu peta transmigrasi 1956-1960 yang masih dibuat secara manual dengan ukuran besar, itu ada tersimpan di Kelurahan Petung,” ujarnya, Jumat 17 November 2023.

Peta ini masih dibuat secara manual dengan ukuran cukup besar dan kini tersimpan di Kelurahan Petung. Meskipun berusia puluhan tahun, arsip ini tetap dirawat dengan baik, mengingat relevansinya terkait dengan pertanahan dan sejarah tanah di wilayah tersebut.

“Kami belum menerapkan Srikandi dalam sistem kearsipan kami. Kami menyadari pentingnya teknologi dalam memudahkan manajemen arsip, namun kami masih dalam tahap perencanaan untuk mengimplementasikannya,” ungkap Fitriady.

Arsip-arsip seperti peta transmigrasi menjadi sangat berharga karena mencakup informasi tentang perpindahan penduduk dan penggunaan lahan pada masa tersebut. Peta ini tidak hanya menjadi sumber historis, tetapi juga berperan dalam menangani sengketa lahan.

“Arsip lama itu juga dirawat dengan baik karena berkaitan dengan pertanahan dan historis soal tanah tersebut. Termasuk beberapa hal kita buka arsip tersebut terhadap sengketa yang ada di SDN 017 Kelurahan Petung beberapa waktu lalu,” tuturnya.

Dirinya menyebut, banyak hal yang bisa kita pelajari dari arsip-arsip lama  ini. Mereka bukan hanya dokumentasi sejarah, tetapi juga pedoman bagi kerja-kerja dan mengatasi masalah di Kelurahan Petung.

Meski arsip lama masih dirawat secara manual, dengan belum adanya sistem informasi kearsipan yang terintegrasi, proses penyelidikan dan pengambilan keputusan terkait suatu masalah menjadi lebih rumit ditangani.

Dia berharap Kelurahan Petung segera mengimplementasikan Srikandi atau sistem serupa untuk mempermudah manajemen arsip dan meningkatkan efisiensi dalam penanganan berbagai permasalahan yang melibatkan data historis.

Dalam era di mana teknologi semakin berkembang, implementasi sistem kearsipan modern diharapkan dapat membantu kelurahan ini mengoptimalkan pemanfaatan arsip-arsipnya, menjaga keaslian, dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Kelurahan Petung Soroti Arsip Kuno dalam Tata Kelola Kearsipan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Sebagai informasi, Srikandi merupakan aplikasi umum bidang kearsipan yang dapat mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Srikandi juga merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Arsip.

Lurah Petung, Achmad Fitriady menjelaskan bahwa pihaknya belum menerapkan sistem kearsipan berbasis elektronik. Lantaran masih menunggu bimbingan lebih lanjut untuk aparatur yang menangani perihal kearsipan di kantornya.

“Kita di Kelurahan Petung belum menerapkan sistem kearsipan berbasis elektronik. Kita belum mendapat bimbingan, tetapi sudah ada diskusi dengan Kadis Kominfo dan jajarannya sudah ada ke arah sistem pengarsipan elektronik itu,” ungkap Achmad Fitriady, Jumat 17 November.

Meskipun ada kecenderungan untuk beralih ke sistem arsip elektronik atau Srikandi, Fitriady menekankan bahwa Kelurahan Petung masih akan mengedepankan kearsipan manual. Menurutnya, histori dalam sebuah arsip sangat penting, dan dalam sepuluh tahun ke depan, dokumen-dokumen tersebut masih harus disimpan dengan baik dan rapi.

“Sistem perawatan terkait arsip-arsip yang ada di Petung saat ini masih terbatas. Berbicara soal arsip, kita membutuhkan ruang yang sesuai dengan SOP, karena kertas juga harus disimpan dengan kadar suhu yang disesuaikan dan memerlukan ruangan khusus,” jelasnya.

Fitriady menyampaikan bahwa, arsip-arsip yang dimiliki pihaknya saat ini disimpan dalam per folder per lima tahun, namun masih menggunakan ruangan yang sederhana dan tidak memiliki ruangan khusus arsip.

“Arsip-arsip yang ada saat ini disimpan di ruangan yang biasa saja. Artinya, ketika arsip itu dibutuhkan, kita harus mencari secara manual. Kami masih menggunakan sistem konvensional,” tambahnya.

Meskipun masih menggunakan metode tradisional, Fitriady berharap bahwa Kelurahan Petung dapat menjadi percontohan dalam penerapan sistem arsip secara elektronik dan piawai menggunakan aplikasi Srikandi.

“Kita akan menjadi percontohan dalam sistem arsip secara elektronik, tetapi kita tetap mempertahankan kearsipan manual yang selama ini telah menjadi cara kita,” tutupnya. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Kelurahan Petung Berupaya Migrasi Sistem Kearsipan dari Konvensional ke Srikandi pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.