Selama ini, sistem persuratan manual di pemerintahan punya alur yang cukup panjang. Dari pembuatan surat di level staf, lalu di-print, dicek oleh kepala bidang atau yang berkepentingan. Kalau ada yang harus direvisi, ya prosesnya diulang lagi. Setelah oke, surat (misal) ditujukan ke kepala dinas, harus disampaikan melalui protokoler yang telah ditentukan.

Sampai di meja kepala dinas, surat tersebut belum tentu langsung bisa dibaca dan dilanjutkan prosesnya. Karena bisa jadi kepala dinas sedang ada pekerjaan di luar kantor, sampai luar daerah. Kalau sudah begitu, untuk menyelesaikan satu surat, butuh waktu yang relatif lama.

Kalau masih di satu kantor, urusannya hanya waktu. Bayangkan jika ada sekolah dari Mahulu yang berkirim surat ke Disdikbud Kaltim di Samarinda. Bukan hanya waktu, namun ada biaya yang harus dikeluarkan untuk mengantar surat tersebut.

Nah, semua kerumitan itu, kata Kadisdikbud Kaltim, Muhammad Kurniawan. Berpotensi hilang dengan adanya aplikasi Srikandi. Karena ada fitur integrasinya, jadi setiap pimpinan bisa mengecek surat masuk dan keluar yang harus ia tanda tangani melalui tabletnya.

Sedang berada di mana dan jam berapa saja tidak jadi persoalan, selama ada internet. Proses ACC pun bisa lebih singkat, karena pimpinan memiliki tanda tangan elektronik.

“Jadinya persuratan itu interface, penghematan, cepat, dan kita bisa di mana pun tempatnya asal ada sinyal.”

“Untuk melakukan transaksi surat-menyurat apapun kita kepada staf. Nanti dari sekolah ke cabang dinas, dari cabang dinas ke saya.”

“Dan saya bisa mendisposisi ke sekolah, tanpa melalui surat lagi, langsung sudah bisa,” kata Kurniawan baru-baru ini.

Apa yang dia katakan tadi, bukan masih sebatas kemungkinan. Karena Kurniawan sudah menerapkannya sendiri. Serta membuktikan kalau penerapan aplikasi Srikandi sangat bermanfaat.

“Itu sudah saya gunakan tahun ini di cabang dinas dan saya memulainya lagi untuk sekolah-sekolah SMA, SMK, SLB dan di cabang dinas satu sampai dengan enam,” pungkasnya. (fth/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Kadisdik Kaltim: Srikandi Bikin Persuratan Jadi Cepat dan Hemat pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Penerapan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) di Kabupaten Paser telah diterapkan di enam Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dari 46 instansi yang ada di wilayah selatan Provinsi Kalimantan Timur.

Adapun enam OPD itu Dinas Komunikasi, informasi, Statistik dan Persandian (Diskominfostaper), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DKP), Dinas Pendudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil), Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM), Sekretariat Daerah Kabupaten Paser, dan Kecamatan Pasir Belengkong

“Sampai saat ini masih ada OPD yang melakukan cara konvensional untuk arsipnya,” kata Sub Koordinator Seksi Akuisisi, Deposit dan Arsiparis DKP Kabupaten Paser, Marwan Natsir, Senin 30 Oktober 2023.

Ia menuturkan penerapan ini berdasarkan Surat Edaran Bupati Paser Nomor 224 tahun tentang Penggunaan Kode Klasifikasi Arsip dan Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) di Lingkungan Pemkab Paser Juni lalu.

“Saat ini masih juga melakukan pendataan arsip di beberapa OPD, salah satunya di Bappedalitbang,” sambungnya.

Hadirnya aplikasi Srikandi dituturkannya menghemat efisiensi waktu dan birokrasi, karena telah menggunakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Sehingga mempercepat pelayanan di kantor pemerintahan atau OPD.

“Sebagai contoh ada surat masuk dan bersifat penting untuk kepala dinas, sementara yang bersangkutan tidak di tempat sehingga harus disposisi. Ini bisa cepat karena tanda tangan elektronik,” jelasnya.

Selain itu juga mempermudah pelayanan kepada masyarakat. Seperti ketika terdapat pengurusan surat keterangan yang dikeluarkan kepala dinas. “Jadi adanya aplikasi Srikandi ini sangat membantu untuk semuanya, baik dinas maupun masyarakat,” pungkas Natsir.

Sekadar diketahui, SPBE bertujuan untuk tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan tepercaya. (pas/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Baru 6 OPD Terapkan Aplikasi Srikandi di Paser pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.