Tahun Depan, Setda Provinsi Kaltim akan Lakukan Penyerahan Arsip

Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Kaltim berencana melakukan penyerahan arsip ke LKD pada tahun depan. Saat ini mereka tengah sibuk persiapan, seperti membuat daftar arsip yang akan diserahkan.

Beberapa kali, Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Setda Provinsi Kaltim). Telah melakukan pengelolaan dan penataan arsip sesuai aturan. Yakni dengan melakukan penyerahan arsip lama mereka.

Sesuai aturan bahwa setiap OPD termasuk Setda Provinsi Kaltim wajib menyerahkan arsipnya yang sudah lebih dari 10 tahun. Kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim.

Karena itu sudah tertuang dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Bahwa satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.

Setelah melakukan penyerahan arsip pada 2020 lalu. Setda Provinsi Kaltim berencana akan melakukan penyerahan arsip kembali. Yakni pada tahun depan. Sekaligus upaya pengurangan arsip di record center.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku saat ini tengah melakukan persiapan untuk penyerahan arsip.

Pihaknya masih melakukan pendataan. Dan pengetikan daftar arsipnya. Sebab penyerahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Harus melalui prosedur tertentu. Karena nantinya akan diperiksa.

“Ada ribuan arsip. Ya perkiraan awal arsip yang akan diserahkan sekitar kurang lebih 5000 arsip,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Setelah melakukan pendataan dan memiliki daftar arsip, dalam penyerahan juga perlu disertai berita acara penyerahan arsip. Diketahui oleh kepala daerah. Kemudian dilakukan penilaian terhadap arsip oleh tim penilai khusus. Untuk diputuskan apakah arsip akan disimpan atau dimusnahkan.

Heldi menyebut Setda Provinsi Kaltim melalui Biro Umum selalu berupaya untuk melakukan tertib arsip. Yakni pengelolaan dan penataan arsip yang sesuai dengan aturan. Meski saat ini belum memiliki arsiparis. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM