Transformasi Digital, Bakesbangpol PPU akan Reduksi Kearsipan Fisik

Dalam rangka mengikuti arahan dari Pemerintah Daerah PPU, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bakesbangpol) Penajam Paser Utara (PPU) mengambil langkah signifikan dengan mengurangi sistem kearsipan fisik secara bertahap.

Sekretaris Bakesbangpol PPU, Nurlaila menjelaskan bahwa, pihaknya telah mengambil langkah konkret dalam meminimalkan penggunaan arsip fisik. Transformasi tata kelola kearsipan ini merupakan upaya untuk meningkatkan efisiensi dan kelancaran administrasi pemerintahan.

“Untuk di Bakesbangpol sendiri, kita sudah mengurangi arsip yang bentuknya hard copy. Proses ini dilakukan secara bertahap dan mengikuti arahan dari Peraturan Bupati (Perbup) PPU,” ungkap Nurlaila, baru-baru ini.

Langkah selanjutnya yang diambil oleh Bakesbangpol PPU adalah menuju penerapan sistem papperless dengan memanfaatkan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) dan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Nurlaila juga menegaskan bahwa dengan adanya teknologi ini, seluruh sirkulasi administrasi surat-menyurat akan dialihkan sepenuhnya ke dalam sistem digital.

“Ke depan, dengan adanya Aplikasi Srikandi dan nantinya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), sirkulasi administrasi surat-menyurat benar-benar kita alihkan seluruhnya ke sistem. Ini akan mempermudah proses, mengurangi birokrasi, dan meningkatkan akurasi data,” tambah Nurlaila.

Salah satu kendala utama yang diatasi melalui transformasi ini adalah tata kelola kearsipan yang selama ini memerlukan ruang penyimpanan yang cukup besar. Nurlaila menjelaskan bahwa arsip fisik dari berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terkumpul selama bertahun-tahun membutuhkan ruang yang signifikan, dan seringkali sulit untuk diatur dengan rapi.

“Kendala utama dalam tata kelola kearsipan adalah tempat penyimpanannya yang memang butuh ruang yang cukup besar dan mampu menampung arsip yang kebutuhan arsip OPD selama bertahun-tahun sebelum nantinya di-backup,” jelas Nurlaila.

Transformasi ini juga diharapkan dapat membantu memitigasi risiko kehilangan data dan mempercepat aksesibilitas informasi. Dengan demikian, Bakesbangpol PPU berupaya mendukung efisiensi dan transparansi dalam administrasi pemerintahan, seiring dengan terus berkembangnya teknologi di era digital ini. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM