Usai Magang di Samarinda, Dinas Kearsipan Kukar Bawa Pulang Tiga PR

Diarpus Kukar telah mengikuti magang tentang pengelolaan arsip tertutup. Sebanyak 10 orang menimba ilmu di Samarinda kepada DPK Kaltim. Usai magang, mereka bawa pulang tiga PR untuk diterapkan di kearsipan daerah Kukar.

Pada pekan lalu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara mengikuti magang atau diklat tentang pengelolaan arsip tertutup. Yakni pengetahuan mengenai pengelolaan arsip yang bersifat rahasia. Untuk belajar mengenai Penetapan Daftar, Prosedur Akses dan Layanan Izin Pengguna Arsip Statis Bersifat Tertutup pada Lembaga Kearsipan Daerah.

Magang itu dilaksanakan di Ruang Pertemuan Keham Lantai 3 Hotel Selyca Mulya, Samarinda. Pada Kamis, 9 November 2023 kemarin. Dihadiri oleh 10 orang tenaga arsip dari Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan, Diarpus Kukar.

Dalam hal ini Diarpus Kukar menimba ilmu kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim). Yang diisi oleh Arsiparis Ahli Madya DPK Kaltim Risnawati. Memberi materi baik secara konsep maupun teknis.

Kepala Bidang Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan (P3K) Varia Fadillah mengaku pengarsipan arsip tertutup merupakan ilmu baru bagi mereka. Karena sebelumnya hanya mengelola arsip statis biasa. Sehingga setelah magang ini mereka membawa pulang PR untuk diterapkan di kearsipan Kukar. Ada tiga.

“Kami diperintahkan tiga hal. Pertama membentuk panitia arsip tertutup,” terang Varia Fadillah pada Kamis 9 November 2023.

Pembentukan panitia arsip memang biasa dilakukan sebelum melakukan penilaian terhadap suatu arsip. Berhubung arsip yang akan dinilai dibedakan dengan arsip statis biasanya. Maka diperlukan juga pembentukan panitia sendiri yang menangani pengelolaan arsip tertutup.

Lanjut, Varia Fadillah bilang pihaknya akan membuat daftar arsip tertutup. Karena mereka baru saja menerima penyerahan arsip tertutup dari OPD di Kukar. Kemudian lanjut membuat SOP akses arsip tertutup. Sebab arsip tertutup tidak boleh diakses semua pihak. Hanya pihak-pihak tertentu saja.

“Nah ini nanti PR kami kalau kami pulang. Kami buat itu, baru konsul lagi ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM