Diarpus Kukar Kelola Khusus Arsip Tertutup, akan Diberi Label Tersendiri

Arsip tertutup yang bersifat rahasia dan tertutup, tidak bisa diakses oleh sembarangan pihak. Agar tidak tertukar atau keliru, pengelolaannya pun harus dibedakan. Diarpus Kukar akan memberi label tersendiri.

Usai melakukan magang atau diklat soal pengelolaan dan penataan arsip tertutup, Pada Kamis, 9 November 2023 kemarin.  Para tenaga arsip dari Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara siap menerapkan pengelolaan arsip tertutup di kantornya.

Magang yang bertempat di Ruang Pertemuan Keham Lantai 3 Hotel Selyca Mulya, Samarinda. Diisi oleh Arsiparis Ahli Madya DPK Kaltim Risnawati. Memberi materi soal pengelolaan arsip tertutup. Bagaimana cara mengelola, menata, membuat SOP hingga menyimpannya.

Diarpus Kutai Kartanegara telah siap menerapkannya dalam bidang kearsipan di tempat mereka. Termasuk membedakan antara arsip statis biasa dan arsip statis tertutup. Sebab pengelolaan dan penataannya pun harus dibedakan.

Kepala Bidang Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan (P3K) Varia Fadillah menyebut pihaknya termasuk memiliki cukup banyak arsip tertutup.  Meski belum semua terdata dengan baik.

“Banyak jenis-jenis arsip tertutup lainnya. Tapi kami akan melakukan penelusuran dan penilaian terlebih dahulu. Cuma yang disebut tadi ada tiga. Di antaranya arsip gafatar arsip ex pki arsip tentang robohnya jembatan mahakam,” catat Varia Fadillah pada Kamis 9 November 2023.

“Kemudian arsip Covid-19. Ada beberapa di antara Arsip Covid-19 itu masuk dalam kategori arsip tertutup yang tidak boleh dibuka,” lanjutnya.

Untuk terus mewujudkan tertib pengelolaan arsip. Ke depan, Varia Fadillah mengaku pihaknya akan mulai melakukan penataan dan pengelolaan arsip tertutup miliknya. Dan dilakukan secara terpisah. Dengan membuat panitia dan tim khusus untuk menilai arsip dengan jadwal retensi arsip. Juga membuat pertimbangan. Varia Fadillah bilang arsip tertutup akan dibedakan secara fisik dengan pe-label-an.

“Dibedakan. Nah kita tadi terbagi. Kalau untuk arsip biasa tidak pakai kode. Box arsip nya itu. Nah kalau arsip tertutup ditambah kode di box arsipnya. Misalnya dikasi kode merah. Ditempel bulat merah di box arsip. Dikasih label merah,” tandasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM