DPK Kaltim Dorong Sekolah Digitalkan Arsip, Tidak Sembarangan Memusnahkan

Aplikasi Srikandi telah diperkenalkan ke Sekolah-sekolah. DPK Kaltim dorong pendigitalisasian arsip. Sebab pemusnahan arsip fisik tidak bisa dilakukan sembarangan.

Selain lembaga pemerintahan yang terdiri atas lembaga, badan, hingga dinas yang termasuk dalam Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim).

Aplikasi Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) telah diperkenalkan kepada seluruh sekolah yang terdiri atas SMA, SMK, dan SLB se-Kaltim. Untuk juga didorong untuk menerapkan kearsipan digital.

Namun, sebelum aplikasi itu diperkenalkan. Banyak arsip konvensional berupa fisik kertas yang masih menumpuk di ruang penyimpanan. Dan itu masih perlu dikelola. Tidak bisa sembarangan dimusnahkan.

Pelaksana Harian (plh) Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim menjelaskan kalau dalam pemusnahan arsip ada aturan tertentu. Melihat dari jadwal retensi arsip.

“Arsip itu ada aturan mainnya untuk kapan arsip itu dimusnahkan. Jadi tidak bisa sembarang juga,” jelas Taufik belum lama ini.

Tafik memberi contoh. Misalnya arsip keuangankan dengan masa retensi seharusnya 10 tahun baru bisa dimusnahkan. Namun jika dimusnahkan sebelum usianya atau masa retensinya tidak dilalui kemudian dimusnahkan. Maka akan berdampak fatal.

“Lalu, ada persoalan hukum kemudian, misalnya kontrak-kontrak, apabila itu tidak dilestarikan dan dijaga dengan baik, maka itu akan kena.”

“Jadi aplikasi srikandi ini bukan berarti menggugurkan kewajiban untuk menjaga arsip konvensional tadi, tetap harus dijaga,” tambahnya.

Menurut Taufik penyimpanan arsip memang tidak berbanding lurus dengan aspek terciptanya arsip sehingga untuk menyiasati itu, Taufik mendorong untuk pendigitalisasian.

“Nah cara menyiasati supaya repositori tempat penyimpanan arsip itu tidak full itu dilakukan dengan cara digitalisasi arsip tadi. Jadi arsip yang lama tadi silakan didigitalisasi,” pungkasnya. (ens/fth/wbi) 

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM