Sistem Pengamanan di Dinas Pertanian PPU, Menjaga Integritas dan Keamanan Arsip Penting

Dinas Pertanian Penajam Paser Utara (PPU) menetapkan standar tinggi dalam hal penyimpanan dan pengamanan arsip yang memiliki tingkat kepentingan tertentu.

Sekretaris Dinas Pertanian PPU, Bambang Surijadi, mengungkapkan rincian pola penyimpanan dan tindakan pengamanan yang telah diterapkan untuk menjaga keamanan dan integritas arsip yang bersifat krusial.

“Kalau dokumen yang sifatnya penting itu hanya dapat diakses oleh pejabat teknis saja seperti kepala dinas maupun kepala bidang. Apalagi arsipnya kalau berhubungan sama Pengadaan Barang dan Jasa itu hanya keuangan dan PPTK. Dokumennya kita sangat jaga,” ujar Bambang Surijadi, menjelaskan tentang pengaturan akses dokumen yang sangat terbatas, baru-baru ini.

Keterbatasan akses ini menunjukkan kehati-hatian Dinas Pertanian PPU dalam menjaga kerahasiaan dan kepentingan dokumen tertentu. Hanya pejabat teknis tertentu yang memiliki hak akses, khususnya terkait dengan keuangan dan proses pengadaan barang dan jasa.

“Bahkan, untuk dokumen yang kita scan tadi juga ada sistem pengamanannya, masing-masing pejabat pengadaan memegangnya. Masing-masing sudah diberi tugas untuk menjaga arsip-arsip krusial tadi,” tambahnya.

Sistem pengamanan yang melibatkan pejabat pengadaan menandakan tingginya kewaspadaan terhadap dokumen yang telah di-scan. Setiap pejabat pengadaan memiliki tanggung jawab langsung terhadap keberlanjutan dan keamanan dokumen-dokumen yang berada di bawah pengawasannya.

“Jadi misalnya ada arsip-arsip yang penting, siapapun yang memegang kita akan buat Berita Acara untuk bertanggung jawab terhadap keamanan dan keberadaannnya bahkan sampai kerusakannya kita minta untuk menjaga. Sewaktu-waktu ada hal yang tidak diinginkan, yang bersangkutan akan bertanggung jawab,” tegas Bambang Surijadi.

Prosedur ini menetapkan kewajiban tanggung jawab dan akuntabilitas bagi setiap individu yang bertanggung jawab terhadap dokumen penting. Dengan membuat Berita Acara, Dinas Pertanian PPU memberikan langkah konkret dalam menghadapi potensi risiko terhadap dokumen-dokumen yang berada di bawah pemeliharaan individu.

“Bahkan di setiap bidang ada staf yang diberi tugas khusus untuk memegang arsip terkait aset-aset penting, untuk yang bertanggung jawab di Dinas juga ada jadi menghimpun semua aset yang ada di bidang maupun di dinas sampai arsip aset yang ada di lapangan,” lanjut Bambang Surijadi.

Langkah-langkah ini mengilustrasikan pendekatan holistik Dinas Pertanian PPU dalam menjaga keamanan dan integritas arsip. Dengan melibatkan staf khusus di setiap bidang, Dinas Pertanian PPU membentuk jaringan yang kokoh untuk merawat dan melindungi aset-aset penting yang menjadi tulang punggung operasional dinas ini. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM