Strategi Cerdas Dinas Pertanian PPU dalam Merawat dan Mengamankan Arsip

Dinas Pertanian Penajam Paser Utara (PPU) telah mengembangkan strategi cerdas dalam merawat dan mengamankan arsip-arsip penting mereka.

Kepala Sub Bagian Umum Dinas Pertanian PPU, Andi Rina Febriana, memberikan wawasan mendalam tentang bagaimana sistem perawatan arsip menjadi kunci utama dalam menjaga integritas dan keamanan data.

“Kalau untuk sistem perawatan, karena kita dulu banyak yang menggunakan map dengan sistem pembolongan itu, nah kita akali supaya itu tidak rusak dengan menggandakan mapnya, jadi yang kita bolongin map di dalamnya saja karena kalau bolong itu rawan,” paparnya, baru-baru ini.

“Apalagi arsip-arsip rentan seperti SK dan lainnya, apalagi untuk kenaikan pangkat itu kan arsipnya enggak boleh rusak,” tambah Andi Rina Febriana.

Strategi ini menunjukkan kreativitas dalam menjaga kondisi fisik arsip, khususnya dokumen yang rentan terhadap kerusakan. Dengan menggandakan map dan membatasi lubang bolongan pada dokumen yang lebih rentan, Dinas Pertanian PPU meminimalisir risiko kerusakan yang dapat terjadi selama proses perawatan arsip.

“Jadi untuk sekarang, biasanya arsip untuk kepegawaian kita juga akan dipindai secara elektronik kemudian kita simpan dalam komputer. Jadi kalau BKPSDM meminta berkas itu tinggal kita printkan,” sambungnya.

Penggunaan teknologi, seperti pemindaian elektronik, menjadi langkah proaktif dalam menghadapi tuntutan perawatan arsip yang lebih modern. Dengan menyimpan arsip kepegawaian dalam format digital, Dinas Pertanian PPU tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data, tetapi juga memberikan respons yang cepat terhadap permintaan dari instansi terkait.

“Agak ribet juga, karena kalau untuk arsip SK Kepegawaian itu kan ada lampiran seperti daftarnya, terpotong aja enggak diterima BKPSDM. Jadi untuk kita antisipasinya perawatannya begitu saja, jangan sampai rusak,” tambah Andi Rina Febriana.

Penekanan pada antisipasi dan perawatan yang cermat menjadi inti dari strategi Dinas Pertanian PPU. Dengan menyadari kompleksitas arsip, terutama yang memiliki lampiran, langkah-langkah ini diarahkan untuk memastikan bahwa setiap dokumen tetap utuh dan dapat diakses dengan mudah.

Melalui kombinasi inovasi dalam sistem perawatan dan adaptasi terhadap teknologi, Dinas Pertanian PPU siap menghadapi masa depan dengan tata kelola arsip yang efisien dan modern. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM