Kemenag Kanwil Kaltim Rutin Musnahkan Arsip Inaktif

Kemenag Kanwil Kaltim selalu melakukan pemusnahan arsip inaktif yang berusia lebih dari lima tahun. Pemusnahan ini dilakukan guna menjaga kualitas arsip dan meningkatkan efisiensi penyimpanan.

Diketahui, Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip ini biasanya sudah berusia lebih dari 5 tahun dan tidak memiliki nilai guna.

Adapun arsip inaktif yang dimusnahkan oleh Kemenag Kanwil Kaltim meliputi surat masuk, surat keluar, dan dokumen lainnya yang sudah tidak digunakan lagi.

Pemusnahan arsip inaktif ini merupakan salah satu upaya Kemenag Kaltim untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan arsip. Selain itu, pemusnahan arsip inaktif ini, bertujuan untuk menjaga kualitas arsip. Sebab, arsip yang disimpan dalam jangka waktu relatif lama. Rentan mengalami kerusakan fisik dan kehilangan.

Arsiparis Kementerian Agama (Kemenag) Kantor Wilayah (Kanwil) Kaltim, Muhammad Endro Rizaldi mengungkapkan pemusnahan arsip inaktif ini dilakukan dengan cara dicacah.

“Pemusnahannya dilakukan di sekitarnya sini aja oleh kami,” ungkapnya, Rabu 22 November 2023.

Lebih lanjut, Rizaldi mengatakan terdapat beberapa tahapan yang dilakukan oleh Kemenag Kanwil Kaltim sebelum melakukan pemusnahan arsip-arsip inaktif tersebut.

“Pertama perbaikan tata naskah, kemudian lompat ke klasifikasinya. Baru dipilih mana yang harus dimusnahkan mana yang harus disimpan,” ujarnya.

Rizaldi menjelaskan surat masuk dan surat keluar yang jangka waktunya berusia lima tahun keatas, biasanya masuk dalam kategori arsip inaktif. Sehingga, arsip ini tidak perlu disimpan lagi karena sudah tidak memiliki nilai guna.

“Seperti surat peminjaman parkir itu kan gak mungkin dikaji ulang lagi nih jadi masuk arsip inaktif dan dimusnahkan,” pungkasnya. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM