Meski Kekurangan Fasilitas, Dispursip Samarinda Upayakan Kelola Arsip Sesuai Aturan

Dispursip Samarinda belum memiliki fasilitas yang memadai dalam pengelolaan kearsipan. Meski begitu, arsiparis di sana tetap mengupayakan agar pengelolaan arsip tetap sesuai dengan aturan yang ada.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Samarinda (Dispursip) Samarinda. Sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Menjadi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) pengelola kearsipan di lingkungan pemerintahan Kota Samarinda.

Semua arsip dari OPD di Samarinda akan bermuara dan berpusat di Dispursip Samarinda. Karena setiap OPD punya kewajiban untuk menyerahkan arsipnya kepada LKD setempat.

Ketika suatu OPD menyerahkan arsipnya kepada Dispursip Samarinda. Selanjutnya akan dilakukan penilaian terhadap arsip. Untuk kemudian arsip dipermanenkan atau bahkan dimusnahkan. Setelah melalui proses panjang.

Dalam pengelolaan kearsipannya sendiri. Dispursip punya kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya, Dispursip Samarinda punya beberapa orang arsiparis yang cukup untuk melakukan pengelolaan dan penataan kearsipan di lingkungan Kota Samarinda.

Di samping itu, Dispursip Samarinda juga mengalami banyak kendala dalam penyelenggaraan pengelolaan kearsipan. Baik untuk arsip Dispursip sendiri maupun arsip OPD.

Arsiparis Terampil Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursip) Samarinda Kirana Pareswari mengaku di dinasnya masih kekurangan fasilitas Depo Arsip. Yang seharusnya dimiliki setiap LKD.

“Kami adanya record center aja, cuma untuk arsip inaktif,” jelas Kirana belum lama ini.

Di dalam record center sendiri, arsip sudah ditata dengan rapi. Dalam box arsip yang disusun di rak penyimpanan arsip. Meski dalam ruangan yang terbatas karena tidak terlalu luas.

Dispursip sebetulnya punya Roll O Pack Mobile File. Lemari khusus penyimpanan arsip yang terbuat dari besi.  Namun letaknya di luar record center dan di ruang sedikit terbuka. Belum sesuai ketentuan. Namun arsip di dalamnya sudah ditata dengan rapi.

Kirana bilang, meski alami keterbatasan tempat. Pihaknya selalu berupaya untuk melakukan pengelolaan dan penataan kearsipan yang sesuai dengan aturan yang ada.

“Memanfaatkan yang ada dulu aja,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM