Beralih ke Aplikasi Srikandi, 4 Pilar Kearsipan Sudah Terus Dipertahankan

Sistem kearsipan akan beralih ke sistem digital. Namun tidak menghilangkan 4 pilar penting dalam kearsipan. Terus dipertahankan dan sudah terintegrasi dengan aplikasi Srikandi. Dikuatkan melalui aturan.

Meski sistem kearsipan nantinya akan beralih ke sistem digital. Namun tetap tidak serta merta menghilangkan sistem kearsipan konvensional. Bahkan masih tetap harus dikelola. Karena sewaktu-waktu akan diperiksa secara fisik.

Seperti halnya 4 pilar kearsipan. Yang terus dipertahankan dalam sistem kearsipan digital. Karena 4 pilar kearsipan tersebut memiliki peran yang sangat penting sebagai landasan dalam pengelolaan kearsipan.

Empat pilar itu sebagai standar atau proses yang harus dilakukan oleh setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Empat pilar itu adalah, pertama yaitu tata naskah dinas, kemudian klasifikasi arsip, ketiga jadwal retensi arsip, dan yang terakhir sistem klasifikasi keamanan akses arsip.

Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim Dewi Susanti menyebut kalau meski kearsipan digital diterapkan. Sudah terintegrasi dengan 4 pilar tersebut.

“Jadi di sini kalau dilihat dari instrumen kearsipan itu memang sudah terintegrasi masuk di aplikasi Srikandi,” jelas Dewi belum lama ini.

Selain terintegrasi dengan aplikasi Srikandi, 4 pilar itu juga terus dipertahankan dengan diperkuat oleh beberapa aturan. Di antaranya Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang tata naskah dinas. Yang kedua adalah kode klasifikasi arsip dalam Permendagri nomor 83 tahun 2022.

Dewi bilang 4 pilar itu sangat wajib dilakukan. Karena rangkaian proses itu yang nantinya akan menentukan nasib dari suatu arsip. Apakah akan dipermanenkan atau masuk dalam usul musnah.

“Terutama untuk arsip aset dan arsip keuangan itu adalah kategori arsip vital karena retensi paling lama itu menyangkut 10 tahun,” pungkasnya. (ens/fth) 

Ikuti Berita lainnya di

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM