Mengenal Arsip Keluarga dan Jenis-jenisnya

Tidak hanya pemerintah atau perusahaan yang wajib mengamankan arsipnya. Masyarakat biasa pun perlu melakukannya pada arsip keluarga.

Menurut Hadiwardoyo, arsip keluarga adalah khazanah arsip atau manuskrip yang tercipta sebagai informasi terekam mengenai keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan masyarakat, serta cara mereka dalam mengelola kekayaan keluarga.

Ada beberapa jenis arsip keluarga. Pertama, kartu keluarga (KK). Ini adalah kartu yang tidak berbentuk kartu. Berisi identitas keluarga yang memuat data tentang susunan, hubungan, dan jumlah anggota keluarga.

Kartu keluarga wajib dimiliki oleh setiap keluarga di Indonesia. Kartu ini berisi data lengkap tetang identitas kepala keluarga dan anggota keluarganya.

Selain harus dimiliki, KK juga harus diperbarui secara berkala. Terutama saat ada anggota keluarga yang menikah, meninggal dunia, ataupun keluar dengan alasan tertentu. Hal ini untuk menghindarkan missed dalam pencatatan sipil.

Jenis yang kedua adalah akta kelahiran. Ini adalah akta catatan sipil hasil percatatan peristiwa kelahiran seseorang. Seorang bayi yang dilaporkan kelahirannya akan terdaftar dalam kartu keluarga dan diberi nomor induk kependudukan (NIK) sebagai dasar untuk memperoleh pelayanan masyarakat lainnya.

Sebaiknya, segera urus akta kelahiran begitu si debay lahir. Karena ini akan sangat berguna dalam pembuatan KIS, BPJS Kesehatan, hingga pendaftaran sekolah kelak.

Selanjutnya ada Kartu Tanda Penduduk (KTP). Ini adalah identitas resmi seseorang sebagai penduduk Indonesia. Kartu ini wajib dimiliki oleh penduduk yang telah berusia 17 tahun dan atau telah menikah, yang sekarang berlaku seumur hidup.

KTP adalah dokumen sakti di Indonesia. Karena semua urusan butuk KTP. Maka masyarakat harus memerhatikan dalam kepemilikannya. Terutama saat berpindah tempat tinggal. Baik saat mencari pekerjaan ataupun menikah.

Jenis keempat adalah akta perkawinan dan perceraian. Setelah menikah secara resmi, masyarakat akan mendapat akta perkawinan dari pemerintah. Begitupun saat bercerai ataupun ditinggal meninggal oleh pasangan. Akta perceraian sangat penting bagi yang ingin memiliki kehidupan baru. Iya, menikah lagi maksudnya.

Di luar itu, masih banyak jenis arsip keluarga lainnya. Seperti sertifikat tanah, buku tabungan, SIM, STNK, BPKB, NPWP, perjanjian kontrak, surat pindah, pasport, dan bukti pembayaran berbagai urusan.

Semua arsip keluarga ini perlu dikelola dengan baik agar bila sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat ditemukan dengan cepat. (dra)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM