PPU

Mengulik Tata Kelola Arsip Lama di Dinas Pertanian PPU

Diterbitkan

2 tahun yang lalu

pada

29 November 2023

Oleh

Redaksi 2

Kepala Sub Bagian Umum Dinas Pertanian PPU, Andi Rina Febriana. (Dok)

Dinas Pertanian Penajam Paser Utara (PPU) menghadapi tantangan menarik terkait tata kelola arsip lama. Kepala Sub Bagian Umum Dinas Pertanian PPU, Andi Rina Febriana, memberikan gambaran terinci mengenai bagaimana mereka mengelola dan mempertahankan warisan dokumenter tersebut.

“Arsip terlama kita ada dari tahun 2008, itu sebagian sudah kita musnahkan karena sudah waktunya, namun beberapa masih ada lagi arsip yang sudah beberapa tahun,” ungkap Andi Rina Febriana, baru-baru ini.

Sebagai institusi yang memiliki sejarah dokumenter yang panjang, keputusan untuk memusnahkan arsip tertentu menjadi bagian integral dari tata kelola arsip yang efektif.

Dalam upaya menjaga keteraturan dan kebersihan arsip, beberapa dokumen yang telah melewati batas waktu tertentu dihilangkan. Namun, Andi Rina Febriana menegaskan bahwa kebijakan ini tidak berlaku secara mutlak, karena masih ada arsip yang memiliki nilai historis dan mungkin dapat dijadikan referensi di masa mendatang.

“Meski begitu, ada arsip yang sudah kita tidak pakai selama lima tahun itu akan kita simpan lalu dikumpulkan untuk diserahkan ke Dispusip PPU,” lanjutnya.

Pendekatan ini menunjukkan kebijaksanaan dalam menjaga warisan dokumen yang mungkin memiliki nilai signifikan, sekaligus meringankan beban penyimpanan di ruang arsip.

Andi Rina Febriana juga menyoroti pentingnya bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip (Dispusip) PPU dalam mengelola arsip lama.

Proses pengumpulan dan serah terima ini menjadi langkah strategis untuk memastikan arsip-arsip yang disimpan memiliki pengelolaan yang optimal.

Di tengah dinamika pengelolaan arsip lama, Dinas Pertanian PPU menegaskan komitmen mereka terhadap pelestarian sejarah dan data penting.

Meskipun beberapa bagian harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebijakan, langkah-langkah ini diharapkan dapat menciptakan keberlanjutan dalam tata kelola arsip yang efisien dan berdaya guna. (nip/fth)