5 Tips Mengelola Arsip Keluarga, Anti Hilang, Cepat Dicari, dan Aman

Mengelola arsip keluarga seperti KTP, NPWP, ijazah, dan teman-temannya itu. Susah-susah gampang. Buat yang masih sering kesulitan mencari berkas saat diperlukan, atau punya masalah lain soal kearsipan. Ini 5 tips mengelola arsip keluarga dengan benar.

Pas lagi butuh-butuhnya dokumen pribadi untuk urusan tertentu. Semisal Kartu Keluarga (KK), ijazah, ataupun pas foto. Dokumennya malah ‘menghilang’, dan urusan yang harusnya kelar sehari, malah molor berhari-hari. Padahal, perasaan sudah disimpan di tempat yang aman.

Siapa yang masih sering mengalami ini? Kamu? Rasain! Makanya, arsip keluarga itu, dikelola dengan baik. Karena ‘mereka’ itu adalah benda ajaib. Gampang dicari kalau tidak perlu, lalu tetiba menghilang saat dibutuhkan.

Mengelola arsip keluarga sebenarnya mudah. Namun karena sikap abai, menyimpannya pun hanya sekadar menyimpan. Tidak dikelola sama sekali. Coba tips-tips berikut ini deh.

Digitalkan Arsip Keluarga

Ini yang masih sering terlupakan. Semua jenis arsip keluarga, harus banget didigitalkan. Caranya? Paling bagus sih, di-scan. Atau minimal difoto lah. Setelah itu, simpan di internet. Bisa di email, drive, telegram, cloud, dll. Pokoknya simpan di situs atau aplikasi yang bisa diakses dengan cepat sewaktu-waktu.

Cara ini bisa sangat menolong kalau berkas fisik tiba-tiba raib. Jadi tinggal cari file-nya, lalu print ulang. Mudah bukan?

Susun Sesuai Nama

Inventarisir arsip adalah langkah paling penting. Jadi antara dokumen ayah, ibu, dan anak, mesti dikelompokkan. Lalu seluruhnya disimpan di satu tempat. Misal, di satu map, paling depan berisikan arsip milik ayah. Ya semua dokumen ayah dijadikan satu. Lalu berlanjut ke dokumen milik ibu, dan seterusnya.

Hal ini untuk memudahkan saat pencarian dokumen. Karena meminamilis terjadinya berkas keselip. Selain itu, jika terjadi musibah, bisa dengan mudah menyelamatkannya karena berada di satu wadah.

Musnahkan Arsip keluarga

Kadang yang bikin berantakan dan sering keselip itu, karena berkas lama yang kadaluarsa masih disimpan. Kayak, sayang gitu buat dibuang, minimal untuk kenang-kenangan.

Kebiasaan ini yang justru akan membuat ribet belakangan. Dokumen-dokumen model begitu, seperti KK lama, KTP lama, surat nikah dengan istri pertama (eh), yang sudah ada dokumen terbarunya. Sebaiknya dimusnahkan. Jangan asal dibuang ke tempat sampah ya. Lebih bagus dan aman dicacah atau digunting-gunting, baru dibuang.

Simpan di Tempat Aman

Sepele tapi penting. Barang berharga seperti arsip ini, harus banget disimpan di tempat yang aman. Tempat aman itu seperti apa sih? Pertama, tidak terjangkau anak-anak, tapi mudah diakses saat situasi genting.

Kedua, taruh di tempat yang kering, tidak tercampur dengan kertas-kertas lain, dan cukup tinggi. Supaya tidak rusak ketika sewaktu-waktu rumah kebanjiran.

Titipkan Arsip Keluarga di DPK Kaltim

Lho, heh, memangnya bisa? Ya bisa dong! Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim. Ataupun Dinas Kearsipan kabupaten/kota se-Indonesia bisa menjadi tempat penitipan arsip keluarga.

Mereka punya depo arsip yang sudah pasti aman, dan kerahasiaannya juga terjamin. Caranya gimana? Datang saja ke kantor Kearsipan terdekat, dan tanya prosedurnya. Hehe. (dra)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM