Biar Tidak Kacau Belakangan, OPD di Paser Disarankan Rajin Tata Arsipnya

Dari penyusunan arsip yang dilakukan DPK Paser di sejumlah OPD. Durasi kerjanya cukup panjang, hingga mencapai 5 bulan. Karena itu seluruh instansi disarankan menata arsipnya secara berkala.

Menciptakan arsip atau berkas tertata rapi susah-susah gampang. Terlebih jika arsipnya menumpuk dalam kurun waktu beberapa tahun, belum lagi kalau disatukan di satu tempat, tentu ini akan menyulitkan saat akan kembali mencari.

Pasalnya, jika dalam keadaan mendesak dan harus mencari arsip dalam tumpukan lembaran dalam waktu cepat. Semua itu dapat diatasi jika sejak awal dilakukan penataan arsip. Mulai jenisnya hingga penomoran.

Salah satu berkas yang sangat banyak terdapat di Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Bahkan jika saat dilakukan penataan dan tergolong arsip kacau, bisa memakan waktu hingga berbulan lamanya untuk dilakukan penataan.

“Semua kembali tergantung volume arsip. Tapi sejauh ini selama kami lakukan penataan arsip di OPD, paling lama itu Bappedalitbang sampai lima bulan,” ucap Sub Koordinator, Akuisisi, Deposit dan Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Kabupaten Paser, Marwan Natsir, Kamis 2 November 2023.

Selain Bappedalitbang yang memakan waktu, juga Dinas Lingkungan Hidup (DLH) serta kantor Kecamatan Pasir Belengkong dapat dikatakan tergolong lama, masing-masing tiga dan dua bulan.

“Kalau Kesbangpol cuma dua pekan. Karena arsipnya tidak terlalu banyak untuk dilakukan penataan dan penyusutan,” sebutnya.

Dirinya menyebut tim kearsipan dapat dikatakan kerja sukarela. Saat dilakukan penataan dan penyusutan arsip di OPD atau instansi terkait, setiap harinya dimulai pukul 08.00 hingga 16.30 Wita.

“Kalau dibilang sukarela, ya sukarela. Tapi kita sebut ini inovasi. Kami ingin bagaimana semua OPD arsipnya tertata rapi,” harapnya.

Dengan rapinya arsip dan dilengkapi kode penomoran diterangkannya sangat membantu dikemudian hari. Tidak perlu lagi mengeluarkan atau mengubek-ubek banyak berkas untuk mencari dokumen yang diperlukan.

“Apabila mau mencari dokumen-dokumen arsip gampang ditemukan kembali. Jadi butuh waktu satu menit dan paling lama lima menit,” pungkas Marwan. (pas/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM