Tak hanya untuk Pengarsipan, DPTPH Kaltim Akui Srikandi Permudah Surat-menyurat

DPTPH Kaltim mulai menggunakan aplikasi Srikandi untuk pengelolaan arsipnya. Aplikasi ini dinilai memudahkan dalam pengelolaan surat masuk dibandingkan sebelumnya.

Dinas Pertanian, Tanaman Pangan, dan Hortikultura (DPTPH) Kaltim telah menerapkan aplikasi Srikandi. Walau belum menggunakan seluruh ‘tools’. Karena masih terbatas pada pengelolaan surat masuk saja.

Meski begitu, mereka mengakui kalau proses surat-menyurat menjadi lebih mudah. Karena ada fitur pencatatan surat masuk, pencarian, pemantauan status surat, disposisi, dan lainnya.

Dengan adanya aplikasi Srikandi, pengelolaan surat di DPTPH menjadi lebih efisien dan efektif. Proses pencatatan surat menjadi lebih cepat dan akurat. Pencarian surat juga menjadi lebih mudah dan cepat, sehingga surat yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.

Selain itu, status surat juga dapat dipantau secara real-time, sehingga pengguna dapat mengetahui perkembangan surat secara langsung.

Aplikasi Srikandi juga dinilai dapat membantu meningkatkan akuntabilitas dalam pengelolaan surat. Semua proses pengelolaan surat dapat direkam secara digital, sehingga dapat dilacak dan dipertanggung jawabkan.

Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Dinas Pangan, Tanaman Pangan dan Holtikultura (DPTPH), Muhammad Audi mengungkapkan aplikasi Srikandi ini memiliki banyak keunggulan dalam pengelolaan administrasi. Salah satunya yakni memudahkan dalam melakukan disposisi surat.

“Sekarang gak perlu lagi pakai Pelaksana Harian (Plh) jadi masing-masing tinggal bawa gadget atau tabletnya aja. Kalau dulu ada pejabat lagi dinas luar, gak bisa diposisi surat.” ungkapnya, Selasa 21 November 2023.

Untuk mempermudah pelayanan administrasi, Audi mengatakan Diskominfo Kaltim juga ikut ambil andil dalam meningkatkan efisiensi arsip. Dengan mendistribusikan ratusan tablet di berbagai instansi untuk mendukung penerapan program Srikandi di seluruh OPD Kaltim.

“Kebetulan juga dari Diskominfo kemarin dikasih tablet. Jadi biar lebih bisa mobile disposisi surat,” imbuhnya.

Sementara itu, Audi menjelaskan pembagian tablet- tablet ini hanya diberikan kepada kepala dinas, sekretaris dan kepala bidang atau eselon saja. Hal ini dikarenakan mereka yang sering melakukan disposisi surat.

“Ketika surat masuk, mereka bisa langsung ngecek suratnya dan disposisi dari mana saja,” ucapnya.

Sementara itu, aplikasi Srikandi ini juga memiliki fitur pencarian surat yang memudahkan pengguna untuk menemukan surat yang dibutuhkan.

“Jadi kita gak perlu lagi ribet cari surat di tumpukan kertas,” jelasnya.

Audi berharap penerapan aplikasi Srikandi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan surat di DPTPH Kaltim.

“Semoga dengan aplikasi ini, pengelolaan surat di dinas kita bisa lebih baik lagi,” pungkasnya. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM