Pemusnahan Arsip Tidak Bisa Sembarangan, Ini Prosedurnya

Pemusnahan arsip menjadi salah satu kegiatan pengelolaan yang penting. Namun, pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada prosedur yang harus diikuti.

Pemusnahan arsip merupakan salah satu tahapan penting dalam pengelolaan arsip. Namun, pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada prosedur yang harus diikuti agar pemusnahan arsip dapat dilakukan secara aman dan sah secara hukum.

Prosedur pemusnahan arsip diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 49 ayat (2) UU tersebut menyatakan bahwa pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan.

Pemusnahan arsip statis harus dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah. Namun, sebelum dimusnahkan, arsip statis harus terlebih dahulu diverifikasi oleh lembaga kearsipan daerah.

Tujuan dari verifikasi ini untuk memastikan bahwa arsip statis yang akan dimusnahkan memang tidak memiliki nilai guna lagi.

Jika arsip statis telah diverifikasi dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna kesejarahan, maka arsip statis tersebut dapat dimusnahkan. Pemusnahan arsip statis harus dilakukan secara aman dan sah secara hukum.

Pemusnahan arsip statis secara sah secara hukum dapat dilakukan dengan cara membuat berita acara pemusnahan arsip.

Berita acara pemusnahan arsip harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari lembaga kearsipan daerah dan pejabat yang berwenang dari pencipta arsip.

Dengan mengikuti prosedur pemusnahan arsip yang telah ditetapkan, maka pemusnahan arsip dapat dilakukan secara aman dan sah secara hukum. Pemusnahan arsip yang dilakukan secara aman dan sah secara hukum dapat mencegah penyalahgunaan arsip.

Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Ana Palyantisari mengungkapkan bahwa pemusnahan arsip, harus sesuai prosedur.

“Kalau arsip arsip tersebut telah di musnahkan tentunya sudah melalui prosedur yang benar,” ungkapnya, Junat 1 Desember 2023.

Lebih lanjut, berdasarkan peraturan yang berlaku. Prosedur pemusnahan arsip ini melalui delapan tahapan yakni pertama, pembentukan SK. Kedua, pembentukan SK tim penilai. Ketiga, penilaian yang dilakukan tim penilai. Keempat, membuat pertimbangan arsip.

Kemudian membuat notulensi arsip. Keenam, membuat daftar arsip usul pemusnahan. Ketujuh, pengajuan ke kepala arsip nasional.

Terakhir, memperoleh rekomendasi pemusnahan. Dan pihak pencipta arsip bisa melakukan pemusnahan.

“Dalam kegiatan pemusnahan itu ada pembuatan berita acara oemusnahan arsip berserta daftar arsip,” kata Ana.

Sementara itu, dalam kegiatan pemusnahan arsip sendiri. Baik, secara fisik maupun informasinya, harus melibatkan saksi dan dua unsur yakni unsur hukum di wilayah unit kerja dan bagian pengamat inspektorat.

“Jadi setiap kita melakukan pemusnahan arsip pasti kita melibatkan dua unsur itu, nanti bisa ditambah unsur yang lain seperti kepala lembaga arsip daerah dan arsiparis arsiparisnya,” pungkasnya. (dmy/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM