Perbaiki Pengelolaan Kearsipan, BPBD Kaltim Lakukan Secara Bertahap

BPBD Kaltim tengah berupaya memperbaiki pengelolaan kearsipannya. Secara perlahan akan menjadi satu pintu. Seiring dengan penyediaan record center yang belum lama ini dan akan segera difungsikan.

Di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Banyak Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas lembaga, badan, atau dinas di Kaltim. Belum menerapkan tertib arsip dengan baik dan sesuai aturan.

Dari 37 OPD, 5% di antaranya yang baru menerapkan pengelolaan dan penataan arsip dengan baik. Sementara sebagian besar lainnya masih alami banyak kendala. Baik itu tidak ada arsiparis, tidak memiliki record center, hingga belum paham secara teknis.

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim meski belum baik, namun tetap berupaya melaksanakan pengelolaan kearsipan di lingkungan instansi. Hingga berupaya terus melakukan perbaikan.

Kepala Sub Bagian Umum BPBD Fahrijal mengaku sementara ini pengelolaan kearsipan belum dilakukan secara terpusat atau satu pintu. Masih dikelola secara mandiri oleh setiap bidang.

“Pengelolaan arsip masih perbidang sementara dulu, ke sekretariat-sekretariat. Belum satu pintu. Makanya kita sudah persiapkan pelan-pelan.”

“karena kan tidak bisa serta merta, artinya step by step. Nanti kan dimulai dari yang kecil dulu sambil jalan, baru bisa kita laksanakan kearsipan dan Srikandi,” jelasnya belum lama ini.

Setiap arsip masih ada di bidang masing-masing. Seperti arsip keuangan yang masih berada di ruangan keuangan. Begitu juga dengan arsip lainnya. Karena belum ada pengelolaan kearsipan terpusat.

BPBD sendiri telah berupaya untuk terus berkembang dan memperbaiki pengelolaan kearsipannya. Dengan bentuk penyediaan record center kearsipan belum lama ini. Dan tengah dalam proses melengkapi fasilitas dalamnya.

“Kita tinggal cari pengadaan raknya dulu, nanti kan mau dibelikan filling kabinet mudah-mudahan sih bisa nanti kita fungsikan kebawah. Nanti box arsipnya juga kita sediakan,” tambahnya.

Rencananya pada tahun depan, pengelolaan kearsipan di BPBD akan naik level. Menjadi semakin baik. sebab sudah ada tempat khusus pengelolaan kearsipan secara terpusat.

“Nah ini nanti bagaimana arsip keuangan itu digabung dengan arsip lain jadi satu pintu. Ke record center tadi,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM