5 Dampak Buruk Jika Instansi dan Individu Tidak Peduli dengan Arsip

Sesuatu yang memberi banyak manfaat jika dikerjakan seperti arsip. Memiliki konsekuensi yang berlawanan bila diabaikan. Berikut 5 dampak buruk yang berpotensi terjadi bila mengabaikan kearsipan.

Arsip atau pertinggal merupakan dokumen bersejarah dalam media apapun (fisik dan digital). Di lingkup organisasi pemerintahan, arsip biasanya berupa surat dinas, laporan pertanggungjawaban program dan/atau perjalanan, notulensi rapat, dan lainnya.

Sementara untuk individu, arsipnya berupa dokumen administrasi seperti KTP, Kartu Keluarga, SIM, ijazah, sertifikat, akta nikah, dan sejenisnya.

Pada dasarnya, semua jenis arsip bersifat penting. Meski seiring berjalannya waktu, akan ada yang kadaluarsa. Contoh kecil, KTP, jika berganti status perkawinan. Maka kegiatan pengarsipan tak melulu pada penyimpanan, namun juga pengelolaan.

Jika dikelola dengan baik, arsip bisa menjadi aset berharga. Selain bisa menjadi bahan evaluasi untuk pengambilan keputusan yang lebih baik di masa mendatang. Juga bisa menjadi barang bukti akurat yang kerap menyelesaikan kasus-kasus hukum.

Dalam lingkup keluarga, pengelolaan arsip yang tertib bisa membuat banyak urusan cepat selesai. Efektif dan efisien. Sekaligus menjadi media kenangan yang sangat berharga.

Sebaliknya jika tak melakukan pengelolaan arsip. Menurut Kabid BP3KM Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Taufik. Ada 5 akibat yang terjadi jika sebuah organisasi ataupun individu lalai dengan arsip.

“Yang pertama adalah lambat dan tidak akurat dalam mengambil keputusan. Kedua, kalah dalam memperjuangkan hak-haknya,” ujarnya, dalam materi presentasi kearsipan yang ia tulis. Diterima Kaltim Faktual belum lama ini.

Dampak selanjutnya ialah lembaga ataupun perorangan bisa kehilangan kesempatan dan kepercayaan.

“Keempat, kehilangan sejarah dan memori masa lalu. Serta yang kelima, bahkan bisa kehilangan masa depan,” imbuhnya.

Karena itu ia mengimbau pada semua OPD di Kaltim, ataupun masyarakat Bumi Etam untuk mulai melakukan tertib arsip. Tidak ada kata terlambat untuk memulai sesuatu yang baik. (fth/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM