Arsip Berdasar Bentuk dan Isinya; Mengenal 9 Jenis Arsip (Bagian I)

Tak banyak yang memperhatikan, namun bidang kearsipan memiliki peranan yang sangat vital dalam pembangunan suatu daerah maupun negara. Arsip, saking luasnya, memiliki banyak jenis.

Peluncuran aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) dalam beberapa tahun terakhir. Memicu perhatian besar. Pasalnya cukup banyak organisasi pemerintah yang … jangankan melakukan pengarsipan digital. Manual saja belum banyak yang tertib.

Di Kaltim, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim terus berupaya melakukan pendampingan serta sosialisasi tertib arsip. Agar minimal pada akhir tahun 2024 mendatang. Semua OPD di Pemprov Kaltim sudah memiliki sistem kearsipan yang baik dan benar.

Menelisik lebih jauh, arsip sendiri memiliki beberapa jenis. Yang pertama, arsip berdasarkan bentuk fisiknya. Kategori ini terbagi menjadi dua.

1. Arsip yang berbentuk lembaran. Contohnya adalah surat dinas, surat kontrak, kuitansi, sertifikat bangunan dan tanah, cek, SK, akta notaris, sampai foto-foto dokumentasi.

2. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contohnya adalah hard disk, disket komputer, flash disk, video kaset, micro film, kaset pita, dan banyak lainnya.

Jenis yang kedua adalah berdasarkan isi atau subjeknya. Jenis ini terbagi menjadi 4, yakni:

1. Arsip Keuangan, misalnya laporan keuangan, bukti pembelian  dan penjualan, darftar gaji, surat perintah bayar, bukti pembayaran, dan lainnya.

2. Arsip Kepegawaian, misalnya adalah surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

3. Arsip Pemasaran, misalnya surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.

4. Daftar pendidikan, contohnya antara lain satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport, dan transkip mahasiswa. (fth/rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM