Arsip Berdasar Masalah dan Keahliannya; Mengenal 9 Jenis Arsip (Bagian 2)

Bidang kearsipan memiliki cakupan yang luas. Juga peranan yang sangat vital dalam pembangunan suatu daerah maupun negara. Arsip memiliki banyak jenis. Berikut di antaranya.

Peluncuran aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) dalam beberapa tahun terakhir. Memicu perhatian besar. Pasalnya cukup banyak organisasi pemerintah yang … jangankan melakukan pengarsipan digital. Manual saja belum banyak yang tertib.

Pada bagian pertama, telah dijabarkan mengenai 2 jenis arsip. Yakni berdasarkan bentuk fisiknya dan berdasarkan isinya. Selanjutnya, mari kenali jenis arsip berdasarkan masalahnya yang terbagi menjadi 5, antara lain:

1. Financial record, ini adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Semisal kuintasi, giro, cek, dan kartu kredit.

2. Inventory record, yakni arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Misalnya catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. contohnya surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.

4. Sales record, ini adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Misalnya data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

5. Production record, yakni arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contohnya arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

Selanjutnya adalah jenis-jenis arsip berdasarkan keahliannya. Yang terbagi menjadi 3, yakni:

1. Arsip asli, ini adalah dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, tanda tangan, cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

2. Arsip salinan, yakni dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, akan tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.

3. Arsip Tembusan, ini adalah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli. (fth/wbi)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM