Arsiparis Eks Biro Keuangan Kaltim Ungkap Proses Panjang Pemusnahan Arsip

Dalam proses pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Perlu persetujuan, berita acara, penilaian arsip, hingga laporan. Arsiparis ex Biro Keuangan Kaltim ungkap proses panjangnya.

Eks Biro Keuangan Kalimantan Timur (Kaltim) kini telah dilebur dan berganti nama menjadi Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kaltim. Sejak tahun 2017 lalu.

Namun eks Biro Keuangan itu masih menyimpan ribuan arsip ketika berjalan. Yang secara perhitungan, saat ini usia arsipnya sudah lebih dari 10 tahun. Dan perlu dinilai.

Eks Biro Keuangan Kaltim sendiri untuk tahun ini sudah menyerahkan ribuan arsip sebanyak 5 kali. Kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim. Untuk dipermanenkan maupun untuk dimusnahkan.

Pranata Kearsipan atau Arsiparis Ahli Pertama BPKAD Kaltim Lydia Martharina mengungkap kalau proses yang dilalui setiap penyerahan dan pemusnahan cukup panjang. Tidak cukup satu bulan.

“Arsip keuangan sih paling banyak.  Tapi kan sudah dinilai dulu, sama tim BPKAD dan DPK. Setelah dinilai bersama baru kami ke ANRI kan,” jelas Lydia Senin 20 November 2023.

Untuk diketahui, arsip yang ketika dinilai masa retensinya lebih dari 10 tahun. Biasanya tidak cukup persetujuan dari kepala daerah saja. Sehingga selain persetujuan Gubernur Kaltim, eks Biro Keuangan juga harus koordinasi dengan Arsip nasional republik Indonesia.

“Nah itu persetujuan yang agak-agak susah sih. Apalagi file keuangan. Harus bolak-balik dan nge-Zoom Meeting karena kan ya riskan ya vital sih,” tambahnya.

Ketika meminta persetujuan pun, kata Lydia tidak langsung disetujui. Perlu persamaan perspektif bahwa arsip itu memang layak dimusnahkan atau tidak. Biasanya prosesnya memakan waktu dua hingga tiga bulan.

“Walaupun kita nilai untuk dimusnahkan tapi anggapan mereka itu tidak perlu dan tidak bisa dimusnahkan. Nah yang kayak gitu-gitu jadinya agak lama,” imbuhnya.

Setelah mendapat persetujuan, barulah arsip bisa dimusnahkan. Dengan dicacah oleh mesin pencacah kertas menjadi limbah kertas yang tak terbaca informasinya. Proses ini memakan waktu hingga satu bulan.

Setelah semua proses dilakukan. Pencipta arsip juga perlu membuat laporan hasil kegiatan pemusnahan arsip. Sehingga tidak bisa langsung selesai begitu saja. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM