Asal Musnahkan Arsip Bisa Berdampak ke Ranah Hukum

Untuk mengetahui nasib arsip, akan dilakukan penilaian dengan jadwal retensi arsip. Jika prosedur itu tidak dilakukan dan arsip dimusnahkan dengan sembarangan. Maka akibatnya bisa ke ranah hukum.

Dalam pengelolaan dan penataan kearsipan. Utamanya di lingkungan pemerintahan. Tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada berbagai aturan dan proses yang harus dilalui dalam memperlakukan arsip. Termasuk keyika akan melakukan pemusnahan arsip.

Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur menjelaskan dampak yang terjadi jika pemusnahan arsip dilakukan secara sembarangan dna tidak sesuai proses.

Taufik memberi cintoh terhadap arsip keuangan. Yang memiliki masa atau jadwal retensi lebih dari 10 tahun. Baru bisa untuk dimusnahkan. Jika di bawah 10 tahun harus tetap disimpan di record center.

“Kalau dia dimusnahkan sebelum usianya atau istilah kita itu masa retensinya tidak dilalui terus dimusnahkan. Lalu, ada persoalan hukum kemudian, misalnya kontrak-kontrak, apabila itu tidak dilestarikan dan dijaga dengan baik, maka itu akan kena.”

“Kan banyak pejabat kita itu kena persoalan permasalahan hukum karena arsipnya itu belum masanya untuk dimusnahkan, tapi dimusnahkan seperti itu,” jelas Taufik belum lama ini.

Menurut Taufik, itu bisa terjadi karena  ketidaktahuan atau kurangnya literasi terkait dengan pemahaman tentang pengelolaan arsip.

Sehingga sangat penting untuk setiap pegawai pemerintahan di manapun posisinya untuk mengetahui secara dasar dalam pengelolaan kearsipan.

Itu sebagai bukti dan pertanggungjawaban terhadap keuangan negara. Selain itu arsip juga membantu dalam transparansi kerja. (ens/fth) 

Ikuti Berita lainnya di

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM