Berbagai Kendala Pengelolaan Kearsipan di Kota Samarinda

Nilai kualitas pengelolaan kearsipan di Samarinda masih minim. Meski berbagai upaya telah dilakukan. Dalam menuju tertib arsip, Samarinda alami berbagai kendala.

Setiap instansi atau lembaga atau Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan pemerintahan. Baik itu pemerintahan pusat, daerah provinsi, hingga pemerintahan kabupaten atau kota. Wajib menyelenggarakan tertib arsip.

Karena itu merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban lembaga. Terhadap kegiatan yang diselenggarakan menggunakan anggaran negara. Baik itu APBD, atau APBN. Yang sewaktu-waktu akan diperiksa.

Di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) sendiri tengah memperbaiki pengelolaan kearsipan di tingkat provinsi. Dengan mendorong seluruh OPD provinsi membenahi pengelolaan kearsipan masing-masing.

Di Ibu Kota Provinsi Kaltim pun tengah menyusul. Meski pengelolaan kearsipan di Kota Samarinda masih punya banyak PR. Sebab saat ini belum semua OPD di Samarinda tertib dalam pengelolaan dan penataan kearsipannya.

Bahkan hasil dari audit kearsipan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursip) Kota Samarinda. Nilai rata-rata-nya untuk seluruh OPD masih minim. Meski beberapa OPD sudah menerapkan kearsipan dengan baik. Namun masih banyak pula yang tertinggal. Sehingga harus terus melakukan upaya peningkatan.

Arsiparis Terampil Dispursip Samarinda Kirana Pareswari menyebut OPD di Samarinda memang alami banyak kendala. Mulai dari sumber daya manusia (SDM), sarana prasarana hingga kesadaran masing-masing.

Kendala SDM sendiri dalam hal ini. Yakni kurangnya tenaga arsip. Jabatan fungsional khusus yang memiliki kompetensi dan mampu bekerja mengelola bidang kearsipan di OPD di Samarinda.

“Kalau kendalanya sejauh ini mungkin SDM ya, SDM-nya kurang. Dari SDM yang kurang tadi, jadi kerjanya banyak double job. Tidak fokus pada pengelolaan arsip,” jelas Kirana  Kamis 23 November 2023.

Lanjut, kata Kirana. Sarana prasarana yang belum banyak terakomodir juga jadi kendala pengelolaan kearsipan di Samarinda hingga belum maksimal.

Sarana prasarana itu, seperti tersedianya rak penyimpanan kearsipan, filling cabinet, atau bahkan ruang penyimpanan khusus alias record center dan juga roll o pack mobile file. Untuk menyimpan agar arsip dapat terjaga dengan baik meskipun dalam jangka waktu panjang.

“Kebanyakan setiap perangkat daerah juga kurang sadar. Jadi penyelenggaraan kearsipannya juga masih kurang seperti itu.”

Meski begitu, Kirana mengaku pihaknya dalam hal ini Dispursip akan terus berusaha meningkatkan kualitas pengelolaan dan penataan kearsipan di lingkungan Kota Samarinda.

“Tapi kami sebagai lembaga kearsipan daerah supaya semakin tahun semakin meningkat,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM