Berhasil Kelola Arsip dengan Baik, BPKAD Kaltim Rasakan Beragam Manfaat

Jika setiap Perangkat Daerah melakukan tertib arsip. Akan mendapatkan beragam manfaat. Yang kemudian berdampak pada efektivitas dan efisiensi kerja. Hal ini dirasakan betul oleh BPKAD Kaltim.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Sebagai lembaga kearsipan daerah di tingkat provinsi. Telah melakukan tertib arsip sesuai dengan aturan penataan dan pengelolaan yang ada.

Dengan begitu, DPK Kaltim berupaya menularkan sadar arsip kepada seluruh lembaga atau instansi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim. Agar menciptakan efisiensi dan efektivitas kinerja.

Sebab peran arsip dalam lembaga pemerintahan sendiri cukup penting. Selain arsip bakan selalu tercipta di setiap OPD. Arsip juga sebagai bentuk pertanggungjawaban OPD atas kegiatan nyang dilakukan menggunakan anggaran negara.

Juga sebagai rekam jejak atau evaluasi kinerja. Untuk pertimbangan pengambilan kebijakan. Dan atau melihat riwayat lembaga dari masa ke masa sebagai bentuk pembelajaran.

Badan Pengelolaan Keuangan dan Kearsipan Daerah (BPKAD) Kaltim telah melakukan pengelolaan dna penataan arsip dengan baik. Bahkan menjadi percontohan bagi OPD lain di Kaltim.

Pranata Kearsipan atau Arsiparis Ahli Pertama BPKAD Kaltim Lydia Martharina  mengaku telah merasakan banyak manfaat ketika lembaganya telah melakukan tertib arsip dan rutin penyerahan dan pemusnahan arsip.

Lydia mengungkap kalau awalnya mengelola kearsipan memang cukup rumit. Dan agak sulit dilakukan. Namun ketika sudah terbiasa, menjadi mudah dan senang untuk dilakukan.

“Arsipnya tertata, apalagi di record center dan sudah disusun sesuai dengan denahnya. Jadi kalau cari berkas langsung tahu.  Di mana tempatnya,” jelas Lydia pada Senin 20 November 2023.

Karena sudah sering melakukan penyerahan dan pemusnahan arsip kepada DPK Kaltim. BPKAD merasa punya ruang yang cukup untuk arsip baru berikutnya. Sehingga yang disimpan memang arsip yang penting.

Sementara yang nilai gunanya telah menurun bahkan habis. Akan dimusnahkan. Sehingga tidak memakan banyak tempat dengan tumpukan kertas.

Hasilnya, selain mudah dalam mencari arsip atau dokumen yang diperlukan. BPKAD juga menjadi terorganisir dalam setiap pekerjaannya. Sebab setiap bidang pun sudah tertib arsip.

“Kami juga sudah dites sama anri, carikan berkas ini dalam waktu beberapa menit. Dihitung kurang dari  5 menit sudah dapat,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM