Cara Siasati Bertambahnya Arsip Tiap Tahun

Pemusnahan arsip dari berbagai instansi menjadi salah satu opsi mengurangi maupun menstabilkan dokumen penting di gudang atau rak penyimpanan. Pasalnya, setiap tahun jumlah berkas dipastikan mengalami penambahan.

Sub Koordinator Seksi Akuisisi, Deposit dan Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Kabupaten Paser, Marwan Natsir menyebut disinilah pentingnya untuk memiliki administrasi data arsip dengan benar

“Misal saat kami melakukan penyusutan arsip. Sebelumnya volume data arsip ada 100 rak, saat penyusutan bisa jadi sisa 30 rak,” ucap Marwan Natsir, Kamis 9 November 2023.

Karena dengan adanya data arsip dapat mengetahui berapa volume arsip yang tersimpan di gudang atau rak penyimpanan masing-masing instansi. Kemudian saat dilakukan penyusutan dan selanjutnya mendapatkan persetujuan pemusnahan dari ANRI sudah pasti berkas atau arsip akan berukurang.

“Begitulah upaya kami dalam menyikapi banyaknya penambahan volume arsip setiap tahunnya dari OPD,” tuturnya.

Apabila nantinya terdapat pemeriksaan berkaitan dengan dokumen-dokumen yang telah dimusnahkan, katanya dapat memperlihatkan daftar arsip dilakukan penyusutan hingga hasil akhirnya pemusnahan.

“Jadi apabila ada permasalahan hukum terkait arsip yang sudah dimusnahkan, otomatis dengan ada penyusutan pemusnahaan tidak bisa lagi dilakukan pemeriksaan lanjutan,” tandasnya. (pas/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM