Disdukcapil PPU Bersiap Beralih ke Era Kearsipan Digital

Sekretaris Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) PPU, Mawar. Mengungkapkan langkah-langkah konkrit yang tengah diambil oleh instansinya menuju kearsipan digital.

Mawar menjelaskan bahwa, meskipun telah ada tim khusus di Disdukcapil PPU yang mengurus kearsipan dan telah mengikuti Bimbingan Teknis (Bimtek) yang diselenggarakan bersama 35 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di PPU, penerapan sistem kearsipan digital masih menghadapi beberapa hambatan.

“Kita ada tim khusus di Dukcapil PPU yang mengurus kearsipan, mereka juga sudah mengikuti Bimtek yang dilakukan Dispusip PPU bersama 35 OPD di PPU. Namun, saat ini, kita belum menerapkan Srikandi karena SDM-nya masih harus dilatih lagi untuk mengatur ini, jadi sekarang masih manual,” ujar Mawar, baru-baru ini.

Menurut Mawar, meskipun beberapa arsip sudah dipindai untuk disalin ke format digital, penerapan Srikandi, aplikasi kearsipan yang disarankan oleh Dispusip PPU, belum bisa dilakukan sepenuhnya karena keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM). Hal ini menjadi tantangan utama yang dihadapi oleh Disdukcapil PPU dalam mengadopsi kearsipan digital yang lebih efisien.

“Sebenarnya selama ini banyak arsip-arsip yang sudah dipindai untuk disalin ke digital, tetapi untuk disimpan sesuai kebutuhan juga bukan yang untuk benar-benar kearsipan tata naskah,” sahutnya.

“Sistem aplikasi Srikandi ini sebenarnya bagus karena mengingat ruangan di Disdukcapil sangat sempit dan sangat terbatas. Memang seharusnya kita sudah menerapkan sistem kearsipan digital dengan Srikandi, namun kita masih terbatas SDM-nya,” tambahnya.

Meskipun menghadapi keterbatasan SDM, Mawar tetap berharap agar penerapan kearsipan digital dengan Srikandi dapat segera diwujudkan.

Dia menyadari manfaat besar yang dapat diberikan oleh sistem kearsipan digital, terutama dalam mengoptimalkan ruang penyimpanan dan mempercepat akses terhadap data dan informasi.

“Harapannya ke depan, kita bisa meningkatkan SDM kita terutama yang berkompeten di bidang kearsipan digital. Sehingga, kita bisa menerapkan Srikandi ini dan menuju kearsipan yang lebih efisien dan modern,” pungkas Mawar.

Transformasi ke arsip digital di Disdukcapil PPU bukan hanya mengenai efisiensi internal tetapi juga menjadi langkah strategis menuju pelayanan publik yang lebih responsif dan terkoneksi. Meskipun tantangan SDM masih menjadi fokus, harapan terhadap masa depan kearsipan digital di Disdukcapil PPU tetap tinggi. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM