Dispusip PPU Perlukan Ruang Penyimpanan yang Memadai untuk Arsip Penting

Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip (Dispusip) PPU, Sulaiman, mengungkapkan tantangan dan kebutuhan mendesak terkait penyimpanan dan pengelolaan dokumen penting yang saat ini tertitip di kantor Organisasi Perangkat Daerah (OPD) masing-masing.

Diriya menyoroti perlunya ruang penyimpanan yang memadai untuk memastikan keberlanjutan dan keamanan arsip-arsip yang dianggap penting tersebut.

“Dokumen yang kami anggap penting atau dinilai penting, masih dititipkan di kantor OPD masing-masing karena kita belum memiliki ruang penyimpanan dan orang yang berwenang untuk mengelola itu. Ini tentu menjadi tantangan besar bagi kami,” ungkap Sulaiman, baru-baru ini.

Menurut Sulaiman, kebutuhan akan tempat penyimpanan yang representatif menjadi prioritas utama untuk Dispusip PPU.

“Kami telah menyampaikan kepada Penjabat (Pj) Bupati PPU mengenai kebutuhan penganggaran atau sewa gudang yang representatif untuk menyimpan arsip,” ujarnya.

“Aspek-aspek seperti sirkulasi udara dan kelembaban udara harus dijaga, karena hal ini sangat mempengaruhi keawetan dokumen. Kertas yang tidak diperhatikan sirkulasi udara dan kelembabannya bisa lengket di plastik,” tambahnya.

Sulaiman juga menyoroti kerawanan arsip terhadap gangguan dari hewan pengerat, hama, dan pihak yang memiliki kepentingan tertentu. Ruang penyimpanan arsip bukanlah sekadar sebuah gedung fisik. Penjelasannya menggambarkan bahwa elemen-elemen fisik semata tidaklah cukup; kondisi wilayah tempat penyimpanan arsip juga memegang peranan yang krusial.

Lebih lanjut, Sulaiman menjelaskan bahwa keberadaan ruang penyimpanan yang memadai tidak hanya sebagai fasilitas fisik semata, melainkan sebagai langkah strategis untuk memastikan bahwa pengelolaan arsip berjalan optimal.

“Ruangan tersebut harus dapat memberikan perlindungan maksimal terhadap dokumen dari berbagai risiko dan ancaman. Pengelolaan arsip bukan hanya sekadar menyewa gedung, tetapi juga memperhatikan aspek keamanan dan ketersediaan fasilitas pendukung,” tegasnya.

Sulaiman berharap agar Pemerintah Daerah dapat memberikan fasilitasi berupa pembangunan gedung penyimpanan arsip. Dirinya menjelaskan kebutuhan mendesak akan fasilitas ini sebagai bagian integral dari tanggung jawab mereka untuk menjaga dan melestarikan arsip.

Dispusip PPU juga menyampaikan imbauan kepada OPD terkait pengelolaan arsip, dan merespons surat edaran Menteri PAN-RB nomor 62 tahun 2020 terkait pengelolaan arsip penanganan Covid-19.

“Ini menjadi bukti ukuran kinerja Pemda. Jadi ini juga kita harus akomodir,” jelas Sulaiman.

Dengan berbagai upaya dan harapan tersebut, Dispusip PPU berkomitmen untuk terus meningkatkan pengelolaan arsip dan melestarikan dokumen-dokumen penting yang merupakan bagian dari kebutuhan daerah. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM