DP3AP2KB PPU Berharap Sistem Kearsipan Digital Dapat Diterapkan untuk Efisiensi Ruang

DP3AP2KB PPU menghadapi tantangan dalam sistem kearsipan yang masih mengandalkan metode manual.

Kepala, Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) Chairur Rozikin mengakui bahwa, gudang arsip mereka sudah tidak lagi memadai untuk menampung jumlah dokumen yang setiap harinya terus bertambah.

“Sistem kearsipan di DP3AP2KB ini masih lebih ke arah manual karena juga belum diterapkan sistem digitalnya. Tetapi harapan kami lebih praktis jika menggunakan sistem digital karena mengingat kearsipan di sini saja gudang arsip itu sudah tidak muat lagi,” ujarnya belum lama ini.

“Memang harus mencari jalan keluar untuk tidak terjadi penumpukan arsip,” lanjut Chairur Rozikin ketika menjelaskan bagaimana kondisi kearsipan yang yang cukup menjadi persoalan di kantornya.

Masalah utama yang dihadapi adalah penumpukan berkas, membuat proses tugas dan pelaporan menjadi lebih lambat dan rumit. Chairur Rozikin menyoroti kenyataan bahwa saat ini, setiap laporan masih dilakukan secara manual, mengakibatkan ruang arsip yang semakin penuh bahkan hingga gudang arsip yang tidak muat.

“Sekarang menyelesaikan suatu tugas laporannya masih secara manual, ini yang menjadikan ruang arsip kita penuh, bahkan gudang arsip kita enggak muat. Jadi kalau bisa memang sudah diterapkan yang namanya sistem kearsipan digital untuk lebih mempermudah,” tambahnya.

Chairur Rozikin juga menyoroti perbaikan yang dapat diterapkan dalam sistem kearsipan. Dia menekankan perlunya penggunaan teknologi digital untuk menyederhanakan proses dan meminimalkan pemborosan kertas.

Sebagai solusi, dia mencontohkan penggunaan sistem baru yang memungkinkan pengarsipan perjalanan dinas hanya dengan satu lembar kertas. Metode ini dinilainya jauh lebih efisien.

“Selama ini berkas-berkas perjalanan dinas masing-masing pegawai itu harus satu-satu, ada sistem baru sekarang yang hanya menggunakan satu lembar kertas, itu sudah sangat terasa untuk menyingkat baik itu pekerjaan maupun penghematan kertas dan ruang dari segi kearsipan,” jelas Chairur Rozikin.

Dia berharap, dengan menerapkan sistem kearsipan digital, DP3AP2KB PPU dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi penumpukan arsip, dan menyederhanakan proses administrasi secara keseluruhan. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM