DPK Dorong OPD di Kaltim Sadar Penataan Arsip

Karena realisasi penataan arsip di masing-masing OPD Provinsi Kaltim masih rendah. DPK Kaltim mendorong setiap OPD melakukan penataan arsip di tingkat lembaga atau dinasnya.

Setiap lembaga atau Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) Wajib melakukan penataan dan pengelolaan arsip di lingkungannya masing-masing.

Sebelum OPD melakukan penyerahan arsip kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim sebagai lembaga pengelolaan arsip. Sebab penataan itu akan memudahkan dalam proses penilaian arsip.

Penilaian arsip sendiri menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Secara sederhana merupakan daftar yang berisi informasi jangka waktu penyimpanan atau retensi. Kemudian ada juga jenis arsipnya. Diukur berdasarkan informasi di dalam arsip itu.

Lalu keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip. Apakah dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Sehingga jadwal retensi arsip itu yang digunakan oleh DPK untuk menilai suatu arsip. Untuk tetap disimpan atau dimusnahkan karena masuk kategori usul musnah. Untuk penilaian pun juga ada prosedurnya.

Meski begitu, Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim, Ana Palyantisari mencatat. Dari 37 OPD di lingkungan Provinsi Kaltim, baru sekitar 5% yang melakukan pengelolaan dan penataan arsip. Sehingga realisasinya masih minim.

“Mereka melaksanakan kegiatan penataan arsipnya saja belum melaksanakan. Bagaimana mau menyerahkan. Sedangkan untuk arsip yang mau diserahkan itu kan hasil penataan dulu,” jelas Ana Senin, 6 November 2023.

Pendampingan DPK

Ana bilang pihaknya sudah melakukan berbagai upaya. Seperti pendampingan dan bimbingan kepada OPD di Kaltim yang menjadi program rutin setiap tahun. Namun hasilnya belum maksimal.

Setelah dievaluasi, Ana merasa pihaknya perlu bekerja keras lagi. Untuk mendorong peningkatan kesadaran pengelolaan dan penataan arsip untuk setiap OPD di Kaltim.

“Harapannya dari 37 itu bisa menata dulu arsipnya. Kalau sudah ditata sudah ada daftar arsipnya kemudian kita melihat jadwal retensi arsipnya kita bisa menilai arsipnya,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM