Setda Kaltim Butuh Sepuluh Arsiparis untuk Sembilan Biro

Setda Kaltim sejak lama belum memiliki arsiparis. Ini menjadi kendala utama dalam pengelolaan arsip. Jika memungkinkan, Setda Kaltim butuh sepuluh arsiparis untuk sembilan biro yang ada.

Sekretariat Daerah (Setda)Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim), termasuk dari 37 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas badan, lembaga, atau dinas di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim yang wajib melakukan pengelolaan dan penataan kearsipan.

Selama ini, sebetulnya Setda Provinsi Kaltim telah berupaya untuk melakukan kegiatan kearsipan dengan baik. Yakni secara rutin mengarsipkan surat masuk dan surat keluar dengan metode scan. Setelah surat itu berstempel dan bertandatangan.

Fasilitas sarana dan prasarana pun sudah dimiliki oleh Setda Kaltim. Seperti adanya record center kearsipan yang luas dan telah tertata dengan rapi. Untuk menyimpan arsip inaktif sebelum dilakukan penyerahan arsip.

Namun instansi tersebut mengalami kendala dalam masalah pengelolaan kearsipan. Yakni tidak adanya tenaga kearsipan alias arsiparis yang memahami secara teknis pengelolaan kearsipan.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku tidak adanya arsiparis itu jadi kendala utama.

“Kendala utama itu dari kami, kami kekurangan arsiparis. Di kantor ini sepengetahuan saya tidak ada arsiparis,” jelasnya belum lama ini.

Heldi mengaku pernah mengusulkan tenaga arsiparis sejak awal dirinya menjabat. Namun hingga kini masih belum ada yang mengisi jabatan fungsional arsiparis itu. Bahkan cenderung sulit mendapatkannya.

Bagi Heldi, karena ada 9 biro di lingkungan Setda Provinsi Kalitim. Menurutnya perlu setidaknya ada 10 arsiparis. Sebanyak 8 arsip akan disebar, kepada setiap biro masing-masing satu arsiparis. Sementara dua sisanya untuk Biro Umum yang lebih spesifik mengelola arsip.

“Sebenernya dua orang dua orang kalau bisa. Jangankan 2 orang, satu orang aja susah mencari kan,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM