Demi memperkuat tata kelola pemerintahan yang efisien dan berbasis teknologi, Diskominfo Kaltim menggelar Bimtek Kearsipan Dinamis. Kegiatan ini menjadi langkah strategis dalam mendorong pemahaman ASN terhadap pengelolaan arsip yang modern, akuntabel, dan sesuai standar nasional.

Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Provinsi Kalimantan Timur terus mendorong penguatan sistem tata kelola arsip di lingkup pemerintahan. Salah satunya melalui kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Kearsipan Dinamis, yang digelar di Hotel Ibis Samarinda, Kamis, 31 Juli 2025.

Kegiatan ini diikuti oleh seluruh pengelola arsip di lingkungan Diskominfo Kaltim, dengan tujuan meningkatkan pemahaman dan kemampuan aparatur sipil negara (ASN) dalam manajemen arsip yang efektif, tertib, dan akuntabel. Bimtek ini juga menjadi bagian dari implementasi Perda Nomor 4 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Dinamis.

Mewakili Kepala Dinas, Sekretaris Diskominfo Kaltim Edi Hermawanto Noor membuka langsung kegiatan. Ia menegaskan pentingnya pengelolaan arsip yang sesuai standar, terlebih di era digitalisasi dan penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

“Mengingat pentingnya peran arsip dalam mendukung penyelenggaraan administrasi yang efisien dan akuntabel, bimtek ini menjadi keharusan bagi seluruh pengelola arsip,” ujar Edi.

Dorong Pemanfaatan Aplikasi Srikandi

Edi menambahkan, pengelolaan arsip dinamis kini tidak bisa dilepaskan dari pemanfaatan teknologi informasi. Oleh karena itu, pihaknya menekankan pentingnya penguasaan aplikasi Srikandi sebagai platform utama kearsipan elektronik nasional.

“Operator di masing-masing perangkat daerah harus menguasai teknologi dan memiliki keterampilan teknis yang cukup dalam mengoperasikan aplikasi ini,” ujarnya.

Tak hanya berfokus pada teori, bimtek ini juga menghadirkan narasumber praktis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, yakni Indah Kurnia, Arsiparis Penyelia, untuk membekali peserta dengan wawasan dan praktik langsung pengelolaan arsip yang sesuai kaidah.

Target Pasca Bimtek

Dalam sesi akhir, Edi Hermawanto Noor menekankan beberapa capaian yang ingin diraih dari bimtek ini:

Peningkatan pemahaman ASN tentang pengelolaan arsip dinamis.

Tumbuhnya kesadaran terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang sesuai regulasi.

Implementasi sistem kearsipan elektronik yang tertib dan efisien di lingkungan Diskominfo.

Dengan langkah ini, Diskominfo Kaltim berharap pengelolaan arsip tak hanya menjadi kewajiban administratif, tetapi bagian dari upaya besar menuju pemerintahan digital yang transparan dan profesional.
(Prb/ty/portalkaltim/sty)

Artikel Diskominfo Kaltim Dorong Pengelolaan Arsip Modern Lewat Bimtek Kearsipan Dinamis pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Media sosial kini seolah menjadi dunia kedua bagi masyarakat dunia. Hampir semua orang di dunia menggunakan media sosial. Kemudian ada banyak interaksi yang terjadi di media sosial.

Mulai dari percakapan ringan secara personal, pengumuman resmi suatu lembaga, hingga pemberitaan atau penyebarluasan informasi secara massal terkait peristiwa besar yang perlu jadi perhatian banyak orang.

Selain itu media pers juga ikut serta dalam pemberitaan suatu peristiwa besar. Melalui berbagai platform, baik itu tulisan, foto, video, dengan keterangan atau informasi yang lebih lengkap dan jelas.

Secara tidak langsung, kedua media itu ikut serta dalam melakukan upaya kearsipan peristiwa yang akan jadi sejarah di masa mendatang. Pemberitaan itu bahkan bisa jadi bukti kuat dan arsip vital yang sewaktu-waktu akan diperlukan.

Pemerhati Sejarah Kalimantan Timur (Kaltim) melihat ada banyak sifat data yang ditampilkan oleh media. Bisa menjadi arsip namun terkadang masih kurang lengkap.

“Ada yang sifatnya itu data, ada yang informasi, tapi ada yang sifatnya telaah. Jadi tentunya ‘mengapa’ dan ‘bagaimana’ itu kan berbeda,” jelas Fajar baru-baru ini.

Fajar melihat kalau media memberitakan atau menuliskan informasi berdasarkan sudut pandang tertentu. Sehingga terkadang ada sudut pandang lain yang tidak terlihat atau tidak tersampaikan.

“Misal aktivitas Wakil Presiden kan ada di media. Tapi per-pose dari aktivitas itu ada kan engga, tapi bisa ditulia kan. Itu saya pikir,” tambahnya.

Meski begitu, setiap apapun yang ditulis oleh media sosial dan pers akan jadi arsip yang penting. Terutama menjadi rekam jejak bahwa peristiwa itu pernah ada dan pernah terjadi. Sudah divalidasi oleh wawancara pihak terkait.

“Data jadi menarik kalau diinterpretasi,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Media Sosial dan Pers Ikut Serta dalam Upaya Kearsipan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Seluruh instansi atau lembaga di lingkungan pemerintahan. Baik itu pemerintahan pusat ataupun pemerintahan daerah provinsi hingga kabupaten kota yang terdiri atas Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Wajib melakukan pengelolaan kearsipan yang sesuai aturan.

Termasuk juga Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim). Kini terus berupaya untuk menjalankanpenyelrnggaraan tertib arsip. Alias pengelolaan dan penataan kearsipan dengan baik dan sesuai aturan.

Meski dalam pelaksanaannya tak lepas dari berbagai kendala. Seperti tidak adanya tenaga arsip yang mengisi jabatan fungsional kearsipan. Sehingga pengelolaan kearsipan dikerjakan secara mandiri oleh masing-masing biro. Dan kegiatan kearsipannya include dalam pengelolaan surat secara rutin.

Untuk diketahui, Setda Provinsi Kaltim telah memiliki record center kearsipan. Namun karena tidak ada arsiparis atau yang mengelola. Pengelolaan kearsipan cukup menyulitkan. Setda Provinsi Kaltim hanya berbekal mencontoh pengelolaan milik Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

LKD di Kaltim sendiri yakni Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim. Sebagai leading center pengelolaan kearsipan di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim. Yang dalam hal ini memang sudah cukup baik.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi menjelaskan bagaimana pengelolaan record centernya tanpa adanya arsiparis. Sebutnya berjalan secara alami.

“Ya kami pengelolaannya biasa saja, ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, kami minta daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” jelas Heldi belum lama ini.

Record center yang dimiliki Setda Kaltim termasuk cukup rapi. Apalagi kondisinya yang tanpa arsiparis. Sebab semua berkas di sana telah disusun sedemikian rupa. Sehingga tidak membuat kebingungan.

“Ya setelah kami menerima daftar kami pilah, per tahun, sesuai nomor bulan dan tahun. Kita urutkan aja sesuai bulan. Dari Januari sampai Desember. Supaya mempermudah kita mencari. Ya alami aja lah,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Setda Kaltim Kelola Record Center Kearsipan Tanpa Arsiparis pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Banyak yang baru mengenal ataupun sudah belajar tentang arsip dan kearsipan tetapi akan lebih baik apabila juga tau pengertian dan perbedaan kearsipan.

Secara umum, arsip merupakan catatan yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf ataupun dalam bentuk suara (rekaman), angka maupun gambar.

Arsip memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, disket), salinan/photocopy dan lain sebagainya.

Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Nah setelah memahami mengenai arsip, kini beralih tentang pemahaman mengenai kearsipan. Kearsipan adalah suatu proses atau pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nlai kegunaan mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu.

Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. (rw)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Yuk Kenali Perbedaan Arsip dan Kearsipan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Dalam upaya meningkatkan efisiensi administrasi persuratan di seluruh dinas. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim dengan rutin mengadakan bimbangan teknis terkait tata arsip dan tata surat dinas di seluruh OPD. Baik provinsi maupun kabupaten/kota yang ada di Kaltim.

Arsiparis Ahli Muda Tenaga Fungsional Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Dewi Susanti mengungkapkan bahwa pemberian bimbingan teknis (Bimtek) tata arsip dan tata surat dinas ini penting untuk diberikan ke seluruh dinas.

“Bimtek tata arsip dan tata surat dinas ini sangat penting karena masih banyak pengelolaan persuratan di unit kerja, belum paham mengenai pengelolaan persuratan,” ungkapnya, Kamis 30 November 2023.

Lebih lanjut, Dewi menegaskan jika sebuah dinas belum paham terkait pengelolaan tata naskah dinas. Maka, otomatis pengelolaan administrasi persuratan di dinas tersebut belum sesuai dengan peraturan yang mengatur yakni Permendagri No 88 tahun 2022 dan Permendagri No 1 tahun 2023.

“Agar terciptanya keseragaman persuratan. Maka kita berikan wejangan tentang gimana petunjuk dan pedoman, guna memperaktekan pembuatan surat menyurat,” tuturnya.

Sementara itu, pengelolaan tata naskah yang baik dan benar ini, juga telah di tekankan oleh pemerintah pusat untuk di implementasikan keseluruh pemerintah-pemenrintah daerah. Agar proses administrasi suatu dinas tertata dengan baik.

“Sebelumnya di isyaratkan dari pusat dan turun ke daerah maka itu bersinegris yang memang harus di taati seluruh perangkat daerah khususnya di Dinkes kota Bontang,” pungkasnya. (dmy/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Pemahaman Pengelolaan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Masih Minim di Kaltim pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Setda Prov Kaltim) melalui biro umum. Telah melakukan kegiatan administrasi surat menyurat sekaligus pengelolaan kearsipan dengan baik.

Yakni selalu melakukan scan terhadap surat yang sudah dibubuhi tanda tangan, nomor dan juga stempel. Selain scan, Setda Prov Kaltim juga menyimpan salinan fisiknya. Sehingga ada banyak arsip yang tercipta.

Di record center milik Setda Prov Kaltim pun terorganisir dengan baik dan rapi. Disusun berdasarkan kategori tertentu sehingga memudahkan dalam pencarian arsip. Mulai dari biro hingga urutan nomor surat dan tahunnya.

Selain itu Setda Prov Kaltim juga berencana untuk menyerahkan arsip lama milik mereka. Kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku akan melakukan penyerahan pada tahun depan. Saat ini sedang tahap persiapan. Sebab penyerahan arsip tidak bisa sembarangan.

“Kami masih mendata dulu, mengetik daftar arsipnya. Karena di sana nggak mungkin menerima kalau tidak ada daftarnya. Kan nanti diperiksa juga,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Heldi mencatat, perkiraan awal arsip yang akan diserahkan sekitar kurang lebih 5000 arsip. Dari puluhan tahun lalu. Jumlah itu bisa bertambah atau berkurang seiring dengan selesainya proses pendataan arsip.

Setelah diserahkan kepada DPK Provinsi Kaltim, kemudian akan dilakukan penilaian. Untuk arsip diaimpan atau dimusnahkan sesuai hasil penilaian dengan Jadwal Retensi Arsip (JAR).

“Minta dilakukan penilaian. Yang mana dimusnahkan,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Setda Kaltim Persiapan Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Koordinator Tata Usaha, Herni, mengungkapkan langkah-langkah konkret yang diambil untuk mencapai tujuan tersebut.

Menurut Herni, tugas dan tanggung jawab dalam tata usaha sekolah telah dibagi-bagi sesuai dengan bidangnya masing-masing, seperti ketenagaan, kesiswaan, dan administrasi. Setiap bagian bertanggung jawab atas tugas tertentu, termasuk pengarsipan dokumen yang berhubungan dengan bidangnya.

“Di sini terbagi-bagi setiap tata usaha itu punya tupoksinya masing-masing misalnya bagian ketenagaan, kesiswaan, administrasi sendiri dan sapras sendiri juga. Misalnya kita dapat tugas dari Wakil Kepala (Waka) Sekolah bagian tertentu tadi yah kita arsipkan di masing-masing bagian itu,” katanya, baru-baru ini.

Meskipun terdapat pembagian tugas, ruang penyimpanan arsip di SMKN 2 PPU masih bersifat bersama. Herni menjelaskan bahwa setiap bagian memiliki area penyimpanan tersendiri di ruang tata usaha. Namun belum ada ruang khusus yang secara eksklusif diperuntukkan sebagai ruang arsip.

Herni mengakui adanya keterbatasan dalam hal ruang kearsipan khusus. Saat ini, sekolah belum memiliki ruang yang dikhususkan untuk kegiatan pengarsipan. Oleh karena itu, SMKN 2 PPU tengah mempertimbangkan pengembangan infrastruktur untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Sebagai langkah positif, SMKN 2 PPU telah mengirimkan sejumlah staf untuk mengikuti pelatihan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi). Pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman staf terkait tata kelola kearsipan menggunakan teknologi terkini.

“Iya kita ada staf yang ikut untuk Bimtek Srikandi, namun itupun yang ikut belum menginformasikan, tetapi beberapa staf ada yang sudah ikut pembekalannya terkait tata kelola kearsipan menggunakan sistem srikandi,” tuturnya.

Meski telah ada staf yang mengikuti pelatihan, Herni mengungkapkan bahwa implementasi Srikandi belum sepenuhnya terlaksana. Beberapa staf yang telah mengikuti pelatihan belum membagikan ilmu dan keterampilan yang diperoleh kepada staf lainnya.

Herni menegaskan bahwa dibutuhkan koordinasi yang lebih baik antar berbagai bidang tata usaha di sekolah untuk memastikan efektivitas sistem kearsipan. Pembagian tugas harus didukung oleh pertukaran informasi yang lancar guna memastikan bahwa setiap bagian memiliki akses dan pemahaman yang cukup terhadap arsipnya.

Proses implementasi Srikandi juga menemui kendala, terutama dalam hal teknis. Herni menyebut bahwa masih ada kebutuhan untuk pemahaman teknis yang lebih mendalam terkait sistem kearsipan yang terintegrasi..

Meskipun terdapat kendala, Herni menyadari bahwa penerapan Srikandi dapat membawa manfaat besar bagi efisiensi penyelenggaraan administrasi. Dengan integrasi sistem, diharapkan proses pengarsipan dan pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien.

Sebagai penutup, Herni menyampaikan harapannya terkait pengembangan infrastruktur sekolah. Pembangunan ruang kearsipan khusus menjadi salah satu prioritas agar pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih terstruktur dan efektif.

“Untuk ruang penyimpanan arsip itu kita jadi satu. Tetapi juga ada yang masing-masing di ruangan Waka di bagian tertentu. Tetapi kalau ruang kearsipan khusus itu kita belum ada,” tandasnya. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Langkah SMKN 2 PPU untuk Terus Tingkatkan Tata Kelola Kearsipan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Untuk arah kebijakan dalam beberapa tahun ke depan atau masa yang akan datang, khususnya bagi pemerintahan peranan  arsip sangatlah penting. Karena dokumen-dokumen yang telah tersusun menjadi pedoman maupun bahan evaluasi.

Seperti terkait dengan proses Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD). Dikatakan Sekretaris Daerah (Sekda) Kabupaten Paser, Katsul Wijaya jika Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) tidak terlepas dari perencanaan lima tahunan itu.

“Karena ini berbicara dukungan mewujudkan visi misi kepala daerah yang tengah menjabat,” kata Katsul Wijaya, Rabu 29 November 2023.

Tentu dengan terdapatnya penjabaran arsip diterangkan Katsul, menjadi bahan pendukung dalam rangka proses perencanaan pembangunan selanjutnya. Apalagi masa transisi Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP).

Di mana merupakan perencanaan hingga 20 tahun dan memuat visi, misi serta arah pembangunan jangka panjang yang selanjutnya dapat digunakan sebagai pedoman penyusunan RPJMD setiap lima tahun sekali.

“Saat ini dengan adanya arsip sebagai persiapan kita untuk menyiapkan dokumen RPJMD kepala daerah pada 2025 nanti,” jelasnya.

Ia menegaskan kearsipan amatlah penting terkait dengan dokumen-dokumen yang ada di Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Adanya arsip juga menjadi barometer pembangunan yang telah dilakukan, seperti berkaitan dengan anggaran.

“Apa yang sudah kita lakukan untuk menjadi bahan evaluasi dan kebijakan untuk penyusunan rencana tahun berikutnya,” pungkas Katsul. (pas/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Sekda Paser Ingatkan Pentingnya Kearsipan dalam Realisasi RPJMD pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Mawar menjelaskan bahwa Disdukcapil PPU memiliki kearsipan yang sangat signifikan dalam bidang pencapilan, dengan data yang digunakan hingga puluhan tahun.

“Kalau kearsipan yang banyak di Disdukcapil itu di bidang pencapilan, karena itu datanya sampai puluhan tahun itu dipakai, beda dengan pendaftaran penduduk, karena enggak ada orang yang setiap bulan ganti KK, itu enggak masalah. Kecuali yang pencapilan itu enggak bisa langsung dimusnahkan yang fisiknya karena itu sampai puluhan tahun masih ada yang datang untuk konfirmasi,” jelas Mawar, baru-baru ini.

Pencapilan, sebagai bagian integral dari kegiatan administrasi kependudukan, menuntut penyimpanan data yang mendalam dan jangka panjang. Meskipun pendaftaran penduduk dapat dikelola dengan lebih dinamis, data pencapilan memiliki relevansi dan kontinuitas yang tinggi, mengakibatkan kebutuhan penyimpanan arsip yang canggih.

Mawar mengungkapkan bahwa saat ini sistem penyimpanan arsip di Disdukcapil PPU masih bersifat konvensional, dengan beberapa arsip yang dijilid dan diikat. Meskipun semua data tersedia di Disdukcapil, kebutuhan akan ruang penyimpanan arsip yang lebih modern dan representatif menjadi semakin mendesak.

“Untuk penyimpanannya juga kita masih konvensional, ada yang dijilid dan ada yang diikat. Semua arsip ada di Disdukcapil, tetapi ruangnya penuh. Jadi ruang khusus kearsipan yang layak sangat diperlukan sebenarnya,” tambahnya.

Dalam menghadapi tantangan ini, Mawar menekankan perlunya transformasi ke arsip digital. Namun, upaya tersebut masih terkendala oleh keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memahami dan mampu mengelola kearsipan digital.

Meskipun begitu, Mawar menyatakan tekadnya untuk terus meningkatkan kualitas SDM di Disdukcapil PPU, sehingga penerapan kearsipan digital dapat menjadi kenyataan.

“Harapannya ke depan, kita bisa meningkatkan SDM kita terutama yang berkompeten di bidang kearsipan digital. Sehingga, kita bisa menerapkan sistem kearsipan digital yang lebih efisien dan modern,” tutup Mawar.

Dengan upaya terus-menerus dalam peningkatan kualitas SDM dan transformasi ke arsip digital, Disdukcapil PPU bertujuan untuk memperbarui dan meningkatkan efisiensi sistem kearsipan mereka.

Langkah ini diharapkan dapat membantu instansi ini mengatasi tantangan kearsipan yang kompleks dan memastikan ketersediaan data yang akurat dan dapat diakses dengan lebih mudah oleh masyarakat. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Disdukcapil PPU Hadapi Tantangan Pencapilan, Upaya Transformasi Kearsipan Terus Dilakukan pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.

Mawar menjelaskan bahwa, meskipun telah ada tim khusus di Disdukcapil PPU yang mengurus kearsipan dan telah mengikuti Bimbingan Teknis (Bimtek) yang diselenggarakan bersama 35 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di PPU, penerapan sistem kearsipan digital masih menghadapi beberapa hambatan.

“Kita ada tim khusus di Dukcapil PPU yang mengurus kearsipan, mereka juga sudah mengikuti Bimtek yang dilakukan Dispusip PPU bersama 35 OPD di PPU. Namun, saat ini, kita belum menerapkan Srikandi karena SDM-nya masih harus dilatih lagi untuk mengatur ini, jadi sekarang masih manual,” ujar Mawar, baru-baru ini.

Menurut Mawar, meskipun beberapa arsip sudah dipindai untuk disalin ke format digital, penerapan Srikandi, aplikasi kearsipan yang disarankan oleh Dispusip PPU, belum bisa dilakukan sepenuhnya karena keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM). Hal ini menjadi tantangan utama yang dihadapi oleh Disdukcapil PPU dalam mengadopsi kearsipan digital yang lebih efisien.

“Sebenarnya selama ini banyak arsip-arsip yang sudah dipindai untuk disalin ke digital, tetapi untuk disimpan sesuai kebutuhan juga bukan yang untuk benar-benar kearsipan tata naskah,” sahutnya.

“Sistem aplikasi Srikandi ini sebenarnya bagus karena mengingat ruangan di Disdukcapil sangat sempit dan sangat terbatas. Memang seharusnya kita sudah menerapkan sistem kearsipan digital dengan Srikandi, namun kita masih terbatas SDM-nya,” tambahnya.

Meskipun menghadapi keterbatasan SDM, Mawar tetap berharap agar penerapan kearsipan digital dengan Srikandi dapat segera diwujudkan.

Dia menyadari manfaat besar yang dapat diberikan oleh sistem kearsipan digital, terutama dalam mengoptimalkan ruang penyimpanan dan mempercepat akses terhadap data dan informasi.

“Harapannya ke depan, kita bisa meningkatkan SDM kita terutama yang berkompeten di bidang kearsipan digital. Sehingga, kita bisa menerapkan Srikandi ini dan menuju kearsipan yang lebih efisien dan modern,” pungkas Mawar.

Transformasi ke arsip digital di Disdukcapil PPU bukan hanya mengenai efisiensi internal tetapi juga menjadi langkah strategis menuju pelayanan publik yang lebih responsif dan terkoneksi. Meskipun tantangan SDM masih menjadi fokus, harapan terhadap masa depan kearsipan digital di Disdukcapil PPU tetap tinggi. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM

Artikel Disdukcapil PPU Bersiap Beralih ke Era Kearsipan Digital pertama kali tampil pada Kaltim Faktual.