Setda Kaltim Persiapan Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah

Sekretariat Daerah (Setda) Kaltim tengah menyiapkan daftar arsip. Sebagai persiapan, sebab tahun depan akan melakukan penyerahan arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim. Untuk kemudian dilakukan penilaian.

Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Setda Prov Kaltim) melalui biro umum. Telah melakukan kegiatan administrasi surat menyurat sekaligus pengelolaan kearsipan dengan baik.

Yakni selalu melakukan scan terhadap surat yang sudah dibubuhi tanda tangan, nomor dan juga stempel. Selain scan, Setda Prov Kaltim juga menyimpan salinan fisiknya. Sehingga ada banyak arsip yang tercipta.

Di record center milik Setda Prov Kaltim pun terorganisir dengan baik dan rapi. Disusun berdasarkan kategori tertentu sehingga memudahkan dalam pencarian arsip. Mulai dari biro hingga urutan nomor surat dan tahunnya.

Selain itu Setda Prov Kaltim juga berencana untuk menyerahkan arsip lama milik mereka. Kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim.

Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi mengaku akan melakukan penyerahan pada tahun depan. Saat ini sedang tahap persiapan. Sebab penyerahan arsip tidak bisa sembarangan.

“Kami masih mendata dulu, mengetik daftar arsipnya. Karena di sana nggak mungkin menerima kalau tidak ada daftarnya. Kan nanti diperiksa juga,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.

Heldi mencatat, perkiraan awal arsip yang akan diserahkan sekitar kurang lebih 5000 arsip. Dari puluhan tahun lalu. Jumlah itu bisa bertambah atau berkurang seiring dengan selesainya proses pendataan arsip.

Setelah diserahkan kepada DPK Provinsi Kaltim, kemudian akan dilakukan penilaian. Untuk arsip diaimpan atau dimusnahkan sesuai hasil penilaian dengan Jadwal Retensi Arsip (JAR).

“Minta dilakukan penilaian. Yang mana dimusnahkan,” pungkasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM