Tingkatkan Kualitas SDM, DKP Kukar Siap Kelola Arsip Tertutup Sesuai Aturan

DKP Kukar tengah meningkatkan kualitas SDM-nya dengan mengirim 10 orang untuk magang pengelolaan arsip tertutup di Samarinda. Setelah ini mereka siap untuk mengelola arsip tertutup yang merupakan arsip rahasia.

Keberadaan arsip statis sudah menjadi hal yang biasa. Terutama di kalangan pegawai kearsipan. Namun ternyata ada juga yang namanya arsip tertutup. Ini masih menjadi hal baru. Karena belum banyak yang faham dan melakukan pengelolaan arsip tertutup dengan baik.

Seperti Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Kabupaten Kutai Kartanegara. Yang baru saja menimba ilmu terkait pengelolaan arsip tertutup kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim).

Dalam agenda magang di Samarinda pada Kamis, 9 November 2023 itu. Sebanyak 10 orang dari Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan, DKP Kukar. Belajar cara pengelolaan arsip tertutup.

Arsip tertutup sendiri merupakan arsip yang tidak bisa sembarangan diakses. Karena pertimbangan kepentingan nasional dan/atau kepentingan hukum yang diklasifikasikan tidak boleh diketahui pihak lain yang tidak berhak, yang dikemas secara khusus untuk menjamin kerahasiaan fisik maupun informasinya.

Seperti arsip yang kini akan diolah oleh DKP Kukar yakni cara penetapan arsip statis, cara penelusuran akses arsip, kemudian cara pembuatan daftar arsip statis tertutup.

Kepala Bidang Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan (P3K) Varia Fadillah menyebutkan di antaranya arsip dari organisasi terlarang Gafatar, arsip tragedi PKI hingga arsip robohnya jembatan.

“Sebagai contoh ada arsip tentang jumlah mantan PKI yang ada di Kukar. Kan itu nggak mungkin itu dilihat siapa-siapa orangnya. Siapa namanya dan alamatnya. Itu kan rahasia, tertutup. Tidak boleh semua orang mengakses,” jelasnya.

“Ada regulasi yang melarang bahwa akses tersebut 25 tahun baru boleh dibuka. Jadi ini harus dirahasiakan. Dan ada cara-cara lagi supaya arsip itu tidak diberikan langsung tetapi ada tata caranya. Makanya dilakukan diklat,” tambah Varia Fadillah kepada media.

Meskipun ilmu baru, namun amanat arsip tertutup ini. Kata Varia Fadillah sudah terdapat dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 26 tahun 2016.

Setelah magang ini, Varia Fadillah mengaku siap melakukan pengelolaan dan penataan arsip tertutup sesuai aturan undang-undang. Dan menjaga arsip negara yang rahasia itu.

“Nah ini yang harus kita jaga. Jangan sampai yang sifatnya rahasia ini dapat diakses orang dengan seenaknya.  Atau kami memberikan informasi kita melanggar aturan,” tandasnya. (ens/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM