DKP Paser: Perlu Kehati-hatian dalam Pemusnahan Arsip

Secara aturan, lembaga pemerintah boleh memusnahkan arsip yang sekiranya tidak diperlukan lagi. Namun mereka tak boleh asal ‘bakar’. Ada prosedur yang harus diikuti biar tak jadi masalah di kemudian hari.

Pemusnahan arsip adalah salah satu upaya agar terciptanya efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi atau masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

Selain itu, pemusnahan arsip juga untuk menjaga keamanan yang terkandung atau penyelamatan arsip itu sendiri dari pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab untuk mengetahuinya.

Sub Koordinator Seksi Akuisi, Deposit dan Arsiparis DKP Kabupaten Paser, Marwan Natsir menuturkan arsip yang telah dimusnahkan tentunya bukan asal-asalan diusulkan. Karena memerlukan kehati-hatian.

“Pemusnahan arsip ini menyasar yang tidak mempunyai nilai kegunanaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan,” kata Marwan Natsir, Rabu 1 November 2023.

Jika arsip sudah dimusnahkan dan sebelumnya telah mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Namun pada waktu yang akan datang atau momen tertentu perlu bukit fisiknya, hal itu tidak dapat dilakukan, karena sudah secara sah dimusnahkan.

“Suatu contoh ada arsip diperlukan cek (bukti) fisiknya, namun karena penilaian kita bahwa ini sudah musnah, maka sudah tidak bisa diganggu gugat lagi,” jelasnya.

Ia melanjutkan, pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah yang memiliki retensi di bawah 10 tahun dilaksanakan atau menjadi tanggung jawab unit kearsipan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) setempat.

“Enggak sembarang arsip diusulkan dan dengan mudah disetujui untuk dimusnahkan. Karena ada beberapa prosedur pemusnahan arsip yakni Peraturan Kepala ANRI nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip,” tutupnya. (pas/fth)

Ikuti Berita lainnya di

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM