Kelurahan Petung Berupaya Migrasi Sistem Kearsipan dari Konvensional ke Srikandi

Kelurahan Petung, yang terletak di pusat ekonominya PPU ternyata masih menggunakan sistem kearsipan konvensional. Meski begitu, mereka sudah mewacanakan untuk beralih ke Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi).

Sebagai informasi, Srikandi merupakan aplikasi umum bidang kearsipan yang dapat mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Srikandi juga merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Arsip.

Lurah Petung, Achmad Fitriady menjelaskan bahwa pihaknya belum menerapkan sistem kearsipan berbasis elektronik. Lantaran masih menunggu bimbingan lebih lanjut untuk aparatur yang menangani perihal kearsipan di kantornya.

“Kita di Kelurahan Petung belum menerapkan sistem kearsipan berbasis elektronik. Kita belum mendapat bimbingan, tetapi sudah ada diskusi dengan Kadis Kominfo dan jajarannya sudah ada ke arah sistem pengarsipan elektronik itu,” ungkap Achmad Fitriady, Jumat 17 November.

Meskipun ada kecenderungan untuk beralih ke sistem arsip elektronik atau Srikandi, Fitriady menekankan bahwa Kelurahan Petung masih akan mengedepankan kearsipan manual. Menurutnya, histori dalam sebuah arsip sangat penting, dan dalam sepuluh tahun ke depan, dokumen-dokumen tersebut masih harus disimpan dengan baik dan rapi.

“Sistem perawatan terkait arsip-arsip yang ada di Petung saat ini masih terbatas. Berbicara soal arsip, kita membutuhkan ruang yang sesuai dengan SOP, karena kertas juga harus disimpan dengan kadar suhu yang disesuaikan dan memerlukan ruangan khusus,” jelasnya.

Fitriady menyampaikan bahwa, arsip-arsip yang dimiliki pihaknya saat ini disimpan dalam per folder per lima tahun, namun masih menggunakan ruangan yang sederhana dan tidak memiliki ruangan khusus arsip.

“Arsip-arsip yang ada saat ini disimpan di ruangan yang biasa saja. Artinya, ketika arsip itu dibutuhkan, kita harus mencari secara manual. Kami masih menggunakan sistem konvensional,” tambahnya.

Meskipun masih menggunakan metode tradisional, Fitriady berharap bahwa Kelurahan Petung dapat menjadi percontohan dalam penerapan sistem arsip secara elektronik dan piawai menggunakan aplikasi Srikandi.

“Kita akan menjadi percontohan dalam sistem arsip secara elektronik, tetapi kita tetap mempertahankan kearsipan manual yang selama ini telah menjadi cara kita,” tutupnya. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM