Implementasi Sistem Kearsipan Digital di UPTD PPA: Perlindungan Data Korban dan Keamanan Arsip

Pada era teknologi informasi yang semakin maju, Kepala Unit Pelaksana Teknis Daerah Perlindungan Perempuan dan Anak (UPTD PPA) PPU, Hidayah, menyampaikan bahwa pihaknya telah menerapkan sistem kearsipan digital melalui Sistem Informasi Online Perlindungan Perempuan dan Anak (Simfoni PPA).

Saat ditemui di kantornya, Hidayah menjelaskan bahwa, arsip yang berisi dokumen penting, terutama yang terkait dengan kasus kekerasan terhadap perempuan dan anak, disimpan dengan sangat hati-hati.

“Kami juga menyimpan di dalam arsip khusus untuk UPTD PPA di komputer yang menggunakan sistem keamanan kunci setiap arsipnya. Yang boleh membuka dan mengetahui kuncinya ini hanya beberapa staf di UPTD PPA, jadi tidak sembarangan,” ungkapnya baru-baru ini.

Lebih lanjut, Hidayah memberikan contoh terkait kasus kekerasan terhadap anak, di mana dokumen-dokumen identitas korban tidak diserahkan secara sembarangan, arsip tersebut bahkan dijaga dengan baik.

“Arsip yang berisi dokumen-dokumen identitas korban kita tidak berikan sembarangan kecuali untuk kebutuhan penyelidikan. Misalnya di Polda Kaltim kemarin, kita hanya memberikan arsip yang bentuknya deskriptif dan dokumentasi gambar. Tidak ada yang mengetahui kecuali petugas yang bersangkutan,” jelasnya.

Terkait dengan arsip-arsip yang mengandung foto yang bersifat rahasia terkait bukti kekerasan, UPTD PPA mengambil pendekatan serius. Hal itu untuk memudahkan pencarian kasus-kasus yang sedang ditangani namun tetap menjaga keamanannya.

“Arsip-arsip itu kita menyimpannya per kasus, sehingga dengan memadukan sistem kearsipan digital dan manual mempermudah kita mencari kasus-kasus yang sedang ditangani namun tetap aman,” tuturnya.

Dalam upaya peningkatan efisiensi, tim UPTD PPA yang menggunakan sistem kearsipan digital telah mendapatkan pelatihan khusus.

“Teman-teman yang menggunakan sistem kearsipan digital juga mendapatkan pelatihan, utamanya untuk menyimpan arsip-arsip di Simfoni tadi. Sistem kearsipan ini tujuannya selain memudahkan kita, juga membuat kita semakin efisien dalam menangani kasus,” ujarnya.

Meski telah menerapkan sistem kearsipan digital, Hidayah juga mengakui adanya keterbatasan, terutama terkait ruang penyimpanan.

“Sebenarnya, kita membutuhkan juga ruangan khusus arsip untuk menyimpan data-data krusial ini, namun sementara ini belum punya. Harapan nanti kalau punya kantor sendiri yang lebih luas, ruang kearsipan itu tersedia untuk menyimpan bank data,” pungkasnya. (nip/fth)

ADVERTORIAL DINAS PERPUSTAKAAN & KEARSIPAN KALTIM